Como arquivar documentos físicos de forma segura

Apesar de serem marcados por riscos e burocracia, os documentos físicos ainda são usados em muitas empresas, principalmente as mais tradicionais, que ainda não conhecem os benefícios da assinatura eletrônica e digital.

No entanto, mesmo nesse contexto, garantir a segurança e a integridade desses documentos é essencial para proteger informações confidenciais e cumprir requisitos legais.

Para isso, é necessário adotar boas práticas de arquivamento e gestão que minimizem os riscos de perda, extravio ou danos, além de organizar os documentos de forma eficiente para facilitar o acesso quando necessário. 

Neste conteúdo apresentamos estratégias fundamentais para garantir a segurança no arquivamento de documentos físicos. Boa leitura.

Afinal, é possível arquivar documentos físicos de forma segura?

Sim, é possível arquivar documentos físicos de forma segura, mas isso exige planejamento, organização e a adoção de boas práticas no dia a dia que quando comparadas aos cuidados necessários com o arquivamento de documentos digitais, são mais demoradas e burocráticas.

O arquivamento adequado garante a proteção das informações contra perdas, extravios, danos ou acessos não autorizados. Abaixo, detalhamos os principais passos para manter seus documentos físicos seguros e organizados.

Manuseie com cuidado

A segurança começa no manuseio. Evite dobrar, amassar ou expor os documentos a líquidos e sujeiras. Sempre utilize mãos limpas ou luvas ao lidar com documentos antigos ou sensíveis, minimizando os danos causados pelo contato direto.

Além disso, é importante que os documentos sejam armazenados em pastas ou envelopes próprios, que os protejam contra poeira, umidade e luz direta, evitando o desgaste precoce.

Defina um local seguro para o arquivamento

O local de armazenamento deve ser cuidadosamente escolhido, tanto o ambiente em si quanto o compartimento em que ficarão os documentos. Prefira ambientes fechados, arejados e protegidos de umidade, bolor, calor extenso e luz direta do sol.

Armários com fechadura ou salas de arquivos dedicadas são ideais para garantir a segurança. Se possível, considere implementar medidas adicionais, como câmeras de segurança, sensores contra incêndio e umidade, para proteger documentos ainda mais importantes.

Tenha um controle de acesso eficaz

Para evitar acessos não autorizados, restrinja quem pode manusear os documentos. 

Cadeados com chaves definidas e um registro detalhado de quem acessou o arquivo, com data, horário e motivo, podem evitar extravios ou mau uso das informações.

Organize por área, data e demais informações

Classificar os documentos por áreas (financeiro, jurídico, administrativo, etc.), datas ou outras informações importantes é essencial para facilitar o acesso e evitar confusões. 

Um sistema bem definido de categorização e etiquetagem permite encontrar rapidamente o que você precisa sem comprometer a integridade de outros arquivos.

Separe cuidadosamente e respeite a divisão

Evite misturar documentos de naturezas diferentes no mesmo espaço. Contratos, recibos, notas fiscais e arquivos confidenciais devem ser separados por categorias e armazenados de forma individualizada. Isso reduz o risco de danos acidentais ou perda de informações.

Utilize divisórias, caixas e etiquetas para manter a separação clara e facilitar o arquivamento e a recuperação. Não se esqueça que diferente de um computador ou servidor na nuvem, não é possível buscar os arquivos por um sistema digital de busca e localização.

Mantenha o local organizado 

A organização do ambiente de arquivamento é tão importante quanto a dos próprios documentos. Certifique-se de que o espaço esteja sempre limpo, com os arquivos dispostos de forma acessível e bem identificados.

Evite empilhar documentos ou caixas em excesso, o que pode dificultar o acesso e danificar papéis importantes ao longo do tempo. Além disso, sempre que precisar consultar um arquivo, devolva-o para o seu local.

Fique atento ao prazo de descarte

Muitos documentos têm um prazo legal para serem mantidos, como notas fiscais ou contratos. Após esse período, é possível descartá-los, desde que o descarte seja feito de forma segura, como por meio de trituradores de papel.

Essa prática reduz a quantidade de arquivos acumulados e libera espaço para novos documentos, mantendo o sistema de arquivamento eficiente.

Se livre dessas obrigações com a assinatura eletrônica e digital!

Embora seja possível arquivar documentos físicos de forma segura, o processo é trabalhoso, consome espaço e está sujeito a riscos como incêndios, enchentes ou perdas acidentais. 

A adoção da assinatura eletrônica e digital elimina essas preocupações, permitindo que todos os documentos sejam criados, assinados e armazenados digitalmente em um ambiente seguro.

A D4Sign é a maior plataforma de assinatura eletrônica e digital no Brasil, sendo conhecida pelas suas soluções práticas e juridicamente válidas para a gestão de documentos, com recursos como armazenamento em nuvem e CLM.

Migrar para o digital não apenas moderniza sua gestão documental, mas também promove sustentabilidade ao reduzir o uso de papel e outros recursos. 

Mas como fazer isso? Aproveite e faça um teste grátis de 30 dias e veja na prática o quanto digitalizar seus processos é muito mais que uma tendência!