Assinar documento com certificado digital é mais seguro?

Assinar documento com certificado digital tem se tornado um processo cada vez mais comum dentro das empresas. 

A cultura paperless, a agilidade nos processos e a redução de custos e burocracia explicam boa parte dessa adesão.

Essa tendência vale tanto para grandes empresas quanto para pequenos negócios.

De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o Brasil fechou 2025 com 11.717.476 certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil, com projeção para 2026 de 12.889.223 emissões.

Com o crescimento desse mercado, é natural que surjam dúvidas sobre segurança e validade jurídica. 

Entre os diferentes tipos de autenticação existentes, o certificado digital costuma concentrar boa parte delas.

Afinal, ele parece mais complexo do que outros métodos, e essa complexidade pode gerar insegurança em quem nunca usou o recurso antes.

Este conteúdo explica o que é o certificado digital. Também mostra se ele é mais seguro do que outras formas de autenticação, e quando faz sentido usá-lo.

O que é certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico que carrega informações de uma pessoa física ou jurídica, como nome, CPF e CNPJ.

Além disso, contém uma chave pública, usada para validar a assinatura, e uma chave privada de conhecimento exclusivo do titular.

Na prática, funciona como a identidade digital de uma pessoa ou empresa.

Essa identidade relaciona o CPF ou CNPJ a uma chave criptografada única, capaz de confirmar a autoria da assinatura.

De forma resumida, é como uma carteira de identidade, só que aplicada ao ambiente digital.

A diferença é que essa identidade usa criptografia para provar, de forma técnica, quem realmente assinou um documento.

Assim, uma Autoridade Certificadora (AC) emite, criptografa e assina digitalmente esse recurso, assumindo a responsabilidade legal pela veracidade das informações apresentadas.

Os dados ficam armazenados em um cartão, token ou na nuvem, conforme o modelo escolhido pelo titular.

O certificado contém informações específicas. Entre elas estão a chave pública do titular, nome, e-mail e prazo de validade.

Completam essa lista o nome da Autoridade Certificadora emissora, o número de série e a assinatura digital da própria AC.

Qualquer pessoa física ou jurídica pode obter um certificado digital. Para isso, basta procurar uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

Entenda o papel do ICP-Brasil

Ao pesquisar sobre certificado digital, é comum encontrar a sigla ICP-Brasil. 

Na prática, ICP-Brasil ou Infraestrutura de Chaves Públicas, é um sistema formado por órgãos públicos e privados, com o objetivo de regulamentar a certificação digital no país, oferecendo credibilidade para todas as partes envolvidas no uso do certificado digital.

Ela foi criada pela Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Essa norma estabeleceu a certificação digital como mecanismo de assinatura com validade jurídica plena.

A estrutura reúne o Comitê Gestor, responsável por definir normas e políticas. Completa esse sistema a rede de Autoridades Certificadoras, entidades que emitem, distribuem, renovam e revogam certificados digitais.

Aprofunde seu conhecimento sobre as regras e o funcionamento desse ecossistema no artigo: ICP-Brasil: tudo o que você precisa saber. 

Quais são os principais tipos de certificado digital?

A ICP-Brasil também classifica os certificados por categoria de uso: A (autenticação e assinatura), S (sigilo) e T (carimbo do tempo).

• Tipo A: Certificados para assinaturas digitais e validação de transações, garantindo a autenticidade de dados e integridade do conteúdo.
• Tipo S: Certificado usado com a finalidade de garantir a criptografia de dados, mantendo o conteúdo dos documentos em sigilo.
• Tipo T: Certificado com registro de hora e dia da assinatura do documento, com identidade do autor. Também conhecido como time-stamping.

Existem dois modelos amplamente usados hoje para assinatura de documentos: o A1 e o A3. Cada um se diferencia pela forma de armazenamento e pelo prazo de validade.

O certificado A1 fica armazenado diretamente no computador ou em um dispositivo móvel, como smartphone ou tablet. 

A validade desse modelo é de exatamente um ano, contado a partir da emissão.

Já o certificado A3 é emitido e armazenado em um cartão, token criptográfico ou diretamente na nuvem, por meio de um HSM remoto. 

A validade varia de um a cinco anos, conforme a opção escolhida junto à Autoridade Certificadora.

Vale destacar, no entanto, uma mudança em curso no setor. Segundo a Resolução CG ICP-Brasil nº 211, os certificados emitidos sob o sistema atual (incluindo A1, A3 e A4) podem continuar em uso até 2029, quando esse modelo será encerrado.

Para pessoa jurídica, a ICP-Brasil já instituiu o Selo Eletrônico como substituto para essas funções de identificação. 

Esse novo formato identifica a organização como origem ou responsável por um documento, mas não caracteriza uma assinatura em si.

Por isso, empresas que hoje utilizam e-CNPJ para assinar documentos devem acompanhar essa transição nos próximos anos.

Outros tipos de certificado digital

• A4: Também é um certificado de assinatura, com a chave armazenada em um HSM (Módulo de Segurança Criptográfico).
• S3: Usado para proteger o sigilo de arquivos e comunicações.
• T3: Atribui data e hora exatas a uma transação ou documento eletrônico, o carimbo do tempo. É emitido apenas para equipamentos de Autoridades de Carimbo do Tempo credenciadas, não para uso individual.

Consulte uma Autoridade Certificadora credenciada para confirmar o prazo de validade específico de cada modelo, já que as regras vêm sendo atualizadas nos últimos anos.

Após assinar um documento, vale a pena checar a conformidade das assinaturas em órgãos oficiais. Aprenda a validar seus arquivos no artigo: ITI Verificador: como usar o Validar. 

Principais modelos de certificado digital

Além de A1 e A3, existem certificados para finalidades específicas. Conheça os principais.

e-CPF

Identidade digital para pessoa física, usada para assinar documentos com validade jurídica plena. 

Também permite acessar com segurança serviços como e-Social, Receita Federal e Secretarias de Fazenda estaduais.

e-CNPJ

Certificado usado por empresas para validar transações no meio digital. 

Com ele as empresas podem assinar documentos com validade jurídica, realizar transações e transmitir dados com segurança.

Também existem versões de certificados para pessoa jurídica específicos para microempresas e pequenas empresas (e-Simples e e-CNPJ ME/EPP) e também para Microempreendedores Individuais (e-MEI).

Conforme visto acima, esse modelo está em transição para o selo eletrônico em operações de assinatura, conforme a nova regulamentação da ICP-Brasil.

Até a conclusão dessa transição, o e-CNPJ segue válido normalmente para quem já utiliza esse certificado. 

A recomendação é acompanhar as próximas atualizações publicadas pelo ITI.

NF-e

Trata-se de um certificado específico para emissão de nota fiscal eletrônica, integrado à Secretaria da Fazenda do estado ou do município correspondente.

SSL

Voltado para segurança na troca de informações entre um site e o usuário, o certificado SSL usa protocolos de criptografia avançados. 

O certificado SSL (Secure Socket Layer) é um conjunto de protocolos de criptografia avançados que tem como objetivo impedir que usuários mal intencionados tenham acesso a informações confidenciais dos usuários de um site, como senhas, dados cadastrais e bancários.

É muito comum em e-commerces e sites de instituições financeiras.

Mobile-ID

Esse modelo é específico para uso em dispositivos móveis. Dessa forma, a chave fica armazenada diretamente no smartphone ou tablet, permitindo assinar documentos a qualquer momento, de forma remota.

Essa opção atende bem quem precisa assinar documentos fora do escritório, sem depender de um computador ou de mídias físicas adicionais. 

Viagens de trabalho e visitas a clientes são bons exemplos desse uso.

OAB

Certificado exclusivo para advogados regularmente inscritos na Ordem dos Advogados do Brasil e em pleno exercício da profissão. 

Com ele, o profissional acessa o Processo Judicial Eletrônico (PJe) e os sistemas eletrônicos dos tribunais do país.

Para os profissionais do direito que utilizam a certificação digital na rotina diária, a tecnologia agiliza o fluxo de trabalho. Leia o artigo: Assinatura digital para advogados: Agilize sua rotina jurídica com segurança. 

O que é o certificado digital em nuvem?

O certificado digital em nuvem armazena a chave privada do titular em um dispositivo criptográfico, conhecido como HSM. 

Esse dispositivo pertence a um Prestador de Serviços de Confiança credenciado pela ICP-Brasil.

Dessa forma, esse modelo permite acesso via internet, sem necessidade de mídia física. 

Assim, apenas o titular consegue usar o certificado em múltiplos dispositivos, como o próprio smartphone.

Sem depender de um cartão ou token físico, o titular assina documentos de qualquer lugar com acesso à internet, sem carregar equipamentos extras.

A facilidade do acesso remoto exige atenção constante à proteção das operações. Saiba como reforçar a segurança do seu negócio no artigo: Como evitar fraudes digitais na sua empresa? 

Qual é o prazo de validade do certificado digital?

O certificado digital possui um período de validade definido no momento da emissão.

Enquanto estiver válido, o titular consegue assinar normalmente. 

Depois do vencimento, no entanto, é preciso solicitar a renovação junto à Autoridade Certificadora.

Essa renovação também permite atualizar a chave privada para uma versão tecnologicamente mais avançada, ou corrigir dados cadastrais do titular. 

No fim, o objetivo é manter a segurança da certificação sempre em dia.

Vale reforçar que os documentos assinados enquanto o certificado ainda estava válido continuam com sua validade jurídica preservada. 

O vencimento afeta apenas novas assinaturas, não o que já foi assinado anteriormente.

Ainda é preciso ir ao cartório para autenticar documentos? Entenda no artigo: Afinal, a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma? 

O que é o Certificado Digital Selo Eletrônico?

Em 2024, o Comitê Gestor da ICP-Brasil aprovou o Selo Eletrônico, um novo certificado digital voltado exclusivamente para pessoas jurídicas, divididos nas opções Software (SE-S) e Hardware (SE-H).

A partir de agora, o e-CNPJ será substituído gradualmente pelo Selo Eletrônico até 2029. 

Segundo a Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD) em matéria divulgada pelo portal Terra, essa mudança separa a identidade pessoal de quem responde pela empresa da identidade da própria organização, algo que o e-CNPJ atual não faz com clareza.

Isso porque o e-CNPJ carrega uma identificação interna vinculada ao CPF de um responsável, o que pode sugerir que é essa pessoa, e não a empresa, quem está se manifestando. 

O Selo Eletrônico resolve essa ambiguidade, funcionando como um carimbo de autenticidade da própria organização.

Durante todo o período de transição, os e-CNPJs já emitidos continuam válidos normalmente. 

A oferta do selo eletrônico só começa quando sistemas como os da Receita Federal e das secretarias estaduais de Fazenda estiverem totalmente adaptados ao novo modelo.

Diante dessas mudanças normativas, escolher a plataforma de assinatura eletrônica e digital ideal faz toda a diferença. Leia o artigo: Como escolher um serviço de assinatura digital confiável e seguro para contratos. 

Assinatura digital e assinatura eletrônica: Qual a diferença?

Os termos “assinatura digital” e “assinatura eletrônica” não são sinônimos.

A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. A assinatura eletrônica, por sua vez, é um termo mais amplo. 

Ela engloba qualquer tipo de certificação que usa meios eletrônicos como forma de validação, como selfie, vídeo-selfie, Pix, documento com foto, WhatsApp ou e-mail.

Já a assinatura digital se refere especificamente ao uso de um certificado digital para validar a identidade do signatário. 

Ou seja, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica usa certificado digital.

O vídeo abaixo explica essa diferença:

Veja mais detalhes no artigo: Qual a diferença entre assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital

Para que serve a assinatura com certificado digital?

As possibilidades de uso desse recurso são amplas. Entre as principais estão a assinatura de contratos e outros documentos digitais, e o envio da declaração de renda à Receita Federal.

Além disso, o certificado digital viabiliza processos judiciais e administrativos em meio eletrônico, assim como a obtenção e envio de documentos em cartórios.

Outras aplicações incluem transações seguras com instituições financeiras e, em contextos específicos de telemedicina, a prescrição eletrônica de medicamentos.

O acesso a portais do governo também costuma exigir esse tipo de identificação. 

Serviços da Receita Federal, do e-Social e de secretarias estaduais e municipais são exemplos comuns dessa exigência.

Ao adotar a ferramenta no dia a dia, é importante afastar equívocos sobre a proteção dos seus documentos. Confira o artigo: Segurança de contratos digitais: 5 mitos que podem colocar sua empresa em risco. 

Como assinar documento com certificado digital na D4Sign?

A D4Sign disponibiliza mais de 15 pontos de autenticação para validar assinaturas, entre eles o certificado digital, Pix, selfie e WhatsApp. 

Cada operação escolhe o método mais adequado ao próprio contexto.

Essa variedade permite adaptar o nível de segurança a cada tipo de documento. 

Um contrato de alto valor pode pedir certificado digital, enquanto um documento de RH costuma funcionar bem com métodos mais simples.

O que é preciso antes de assinar documento com certificado digital?

Antes de começar, dois pontos merecem atenção: 

• A extensão Web PKI é obrigatória para o navegador reconhecer o certificado, principalmente no modelo A3 e em algumas situações do A1. Ela está disponível para Chrome, Firefox e outros navegadores, além de aplicativos para Android e iPhone.
• Quem envia o documento também precisa fazer uma configuração antes do envio. Nas configurações do certificado, é obrigatório definir o tipo de identificação, e-CPF ou e-CNPJ, e selecionar o tipo de assinatura como CAdES e PAdES. Essa configuração gera um PDF com certificado digital, que inclui as assinaturas nos formatos “attached” (anexada ao arquivo original) e “detached” (em arquivo separado).

Como assinar documento com certificado digital A1 (arquivo importado)?

O certificado A1 é um arquivo (extensão .pfx), e pode ser importado diretamente para a plataforma. 

Isso deixa o processo mais simples e reduz erros no momento de carregar o certificado.

1. Crie uma conta gratuita na D4Sign, caso ainda não tenha uma.
2. Acesse a conta e clique no e-mail, no canto superior direito da tela.
3. Selecione a opção “Certificados A1”.
4. Clique em “Escolher arquivo” e selecione o arquivo .pfx do certificado.
5. Clique em “Importar Certificado”. O arquivo é criptografado e armazenado com segurança, e a senha nunca é guardada na plataforma.
6. Acesse o menu à esquerda →  Caixa de Entrada →  Para assinar.
7. Selecione o documento na aba “Assinaturas com Certificado Digital” e conclua a assinatura.

Como assinar documento com certificado digital A3 (físico ou em nuvem)?

O certificado A3 fica em um token físico, como um pendrive ou cartão, que precisa estar conectado ao computador no momento da assinatura.

1. Crie uma conta gratuita na D4Sign, caso ainda não tenha uma.
2. Conecte o token com o certificado A3 ao computador.
3. Aguarde o reconhecimento automático pela extensão Web PKI. 
4. Depois do reconhecimento, selecione o documento pendente e siga as instruções na tela para concluir a assinatura.

Confira o passo a passo, detalhes técnicos e links úteis na Central de Ajuda D4Sign: Assinar documentos com certificado digital ICP-Brasil

Como assinar documento com certificado digital em nuvem via BirdID?

A D4Sign também conta com integração direta ao BirdID, para quem usa certificado A3 armazenado em nuvem. 

1. Ao enviar o documento, o remetente seleciona certificado digital como ponto de autenticação. 
2. No momento da assinatura, o signatário já com o certificado BirdID configurado escolhe “Quero assinar com outro certificado” e, em seguida, “Assinar com Certificado Digital em Nuvem – BirdID”. 
3. Depois, basta informar o CPF e o código OTP gerado pelo aplicativo BirdID. 
4. Ao clicar em “Assinar”, a plataforma valida as informações e conclui a assinatura. 

Como usar o certificado digital com segurança?

O certificado digital representa a identidade do titular no ambiente virtual. 

Por isso, alguns cuidados simples evitam que outra pessoa o utilize indevidamente.

A chave privada e a senha de acesso nunca devem ser compartilhadas. 

Sempre que possível, vale priorizar o armazenamento em smart card, token ou nuvem, em vez do disco rígido do computador. 

Quando o computador é compartilhado entre várias pessoas, esse cuidado se torna ainda mais importante. 

Armazenar a chave privada no disco rígido, nesse caso, expõe o certificado a qualquer usuário do equipamento.

Uma senha longa, que intercale letras e números, dificulta bastante a ação de programas criados especificamente para descobrir senhas de acesso. 

Dados pessoais, como nomes de familiares ou datas de aniversário, tendem a ser mais fáceis de adivinhar.

Além disso, vale memorizar a senha em vez de anotá-la em algum lugar. 

Um protetor de tela com senha e atenção a vírus de computador completam essas boas práticas.

Além de proteger o certificado, a empresa precisa cuidar de todo o fluxo de arquivos. Veja como no artigo: Segurança de dados: como manter documentos digitais protegidos? 

Afinal, assinar documento com certificado digital é mais seguro?

Diante dessa diferença, fica a dúvida central deste conteúdo. Assinar documento com certificado digital é mais seguro do que outras formas de autenticação?

Sem dúvida, a assinatura digital é altamente segura. Ela utiliza um certificado com critérios criptográficos rigorosos e validade determinada, o que exige renovação periódica.

No entanto, tudo depende do tipo de documento envolvido. Transações financeiras, jurídicas ou confidenciais costumam exigir esse nível de segurança adicional.

Ainda assim, a assinatura eletrônica já é suficiente na maioria dos casos do dia a dia. 

Contratos de locação, documentos de RH e prestação de serviços são bons exemplos disso. 

Tanto ela quanto a assinatura digital possuem validade jurídica reconhecida no Brasil.

Existem diversas formas seguras de confirmar a identidade do signatário, sem necessidade de um certificado digital para cada situação. 

A escolha do método certo depende do risco, do valor envolvido e da criticidade de cada documento.

Portanto, a pergunta não deveria ser qual método é mais seguro em termos absolutos. 

Faz mais sentido perguntar qual método é adequado para aquele documento específico.

Entenda qual opção atende cada necessidade da sua empresa. Leia o artigo: Pontos de autenticação na assinatura eletrônica: qual escolher para cada tipo de contrato?

Uma plataforma completa para fugir do caos operacional

Certificado digital é só um dos 15 pontos de autenticação disponíveis na D4Sign, que reúne em um só lugar tudo que uma empresa precisa para criar, assinar, organizar e acompanhar seus documentos. 

Essa estrutura cresce junto com a operação: usuários ilimitados* e armazenamento ilimitado em nuvem, com infraestrutura da AWS, acompanham a empresa sem custo adicional por pessoa ou por volume de arquivos armazenados.

Essa mesma estrutura sustenta a segurança de cada documento. Todo arquivo enviado recebe um código hash exclusivo, que comprova sua integridade do envio à assinatura, enquanto a certificação ISO 27001 garante os padrões internacionais de segurança da informação. 

Com o D4Sign CLM você organiza e gerencia todo o ciclo de vida dos documentos. 

Templates em HTML e Word eliminam a criação de contratos do zero, o Banco de Minutas centraliza o histórico de negociação, e o Power Form e o Novo Power Form agilizam a coleta de dados pelos próprios signatários, que preenchem automaticamente os documentos antes da assinatura. 

A gestão de contratos completa esse recurso, com alertas de vencimento, valores e status sempre visíveis.

A inteligência artificial reforça ainda mais esse ecossistema. O D4Sign.AI resume contratos extensos e responde dúvidas sobre o conteúdo de cada documento, poupando tempo de quem precisa revisar cláusulas específicas.

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