Automação de processos: como ela ajuda a sua empresa?

Principalmente nos últimos anos, as empresas ao redor do mundo estão em busca de maneiras de se tornarem mais eficientes e competitivas. Nesse cenário, a automação de processos surge como uma solução poderosa.

Ela promete não apenas economizar tempo, mas também reduzir erros e aumentar a produtividade. 

No entanto, o que exatamente é automação de processos e como ela pode transformar a forma como os negócios operam? 

Neste artigo, vamos explorar os conceitos, tipos, benefícios e ferramentas disponíveis para implementar essa estratégia em sua empresa. 

Prepare-se para descobrir como a automação pode ser o diferencial que seu negócio precisa para se destacar no mercado!

O que é automação de processos?

A automação de processos é o uso de tecnologia para executar tarefas de maneira automática, sem a necessidade de intervenção manual. Ela visa otimizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência operacional, substituindo tarefas repetitivas e padronizadas por sistemas automatizados. 

Com a automação, as empresas podem reduzir erros, melhorar a produtividade e liberar os colaboradores para focar em atividades mais estratégicas e criativas.

Esses sistemas são projetados para realizar tarefas baseadas em regras predefinidas e podem ser aplicados em diversas áreas, como atendimento ao cliente, controle de estoque, gestão de contratos, entre outros.

Um exemplo simples de automação de processos pode ser a emissão automática de faturas após a conclusão de uma venda. Em vez de alguém precisar emitir manualmente cada fatura, um sistema automatizado pode executar essa tarefa imediatamente após o fechamento do pedido.

Tipos de automação de processos

Marcada pela inovação constante, a automação é separada em diversos tipos para atender com mais atenção e qualidade determinados setores. Conheça a seguir os tipos de automação de processos existentes.

Automação de Processos Robóticos (RPA)

O RPA é o uso de “bots” ou softwares que imitam ações humanas em sistemas digitais. Eles são programados para realizar tarefas repetitivas, como preencher formulários, processar transações, responder perguntas ou extrair dados de documentos. 

Esse tipo de automação é amplamente utilizado em setores como bancos, seguros, logística e atendimento ao cliente, onde há uma grande demanda por execução de processos operacionais padronizados.

Automação de fluxo de trabalho

A automação de fluxo de trabalho é focada na criação de sequências automatizadas de tarefas, integrando diferentes sistemas para garantir que as atividades sejam realizadas com eficiência. 

Ela geralmente envolve a criação de regras predefinidas que movimentam documentos ou dados entre departamentos e sistemas de forma automatizada.

Um exemplo desse tipo de solução é o banco de cláusulas e fluxos da D4Sign, que permite a criação de contratos automatizados a partir de condições e variáveis.

Automação de Processos Empresariais (BPA)

O BPA vai além da simples automação de tarefas individuais e visa otimizar processos complexos de negócios. Ele integra várias funções organizacionais, como finanças, recursos humanos e operações, e busca melhorar processos empresariais inteiros de ponta a ponta.

Um grande exemplo são as empresas de manufatura que podem usar o BPA para automatizar desde o controle de inventário até a entrega de produtos ao cliente final.

Automação industrial

A automação industrial é o uso de sistemas como máquinas, robôs e tecnologia avançada para controlar processos de produção de forma automática. 

Comumente aplicada em fábricas e indústrias, a automação industrial melhora a produção em larga escala, garantindo mais eficiência e precisão.

Automação de TI

A automação de TI envolve a criação de processos automatizados para tarefas relacionadas à gestão da infraestrutura de tecnologia, como manutenção de servidores, backups, provisionamento de recursos, entre outras funções.

Provedores de serviços de nuvem, como AWS e Microsoft Azure, usam automação de TI para provisionar servidores de forma automática com base na demanda.

Como escolher o tipo de automação certa?

A escolha do tipo de automação de processos dependerá das necessidades específicas de cada empresa. 

Para empresas que lidam com grandes volumes de dados e operações repetitivas, o RPA pode ser ideal. Já para aquelas que precisam otimizar fluxos de trabalho mais complexos, como a integração entre vários departamentos, a automação de processos empresariais pode ser a melhor escolha.

É muito importante entender as maiores necessidades e desafios das equipes da sua empresa para assim auxiliar nos pontos que mais poderiam ser beneficiados com automações.

Quais os benefícios da automação?

A automação de processos é uma grande influenciadora na transformação digital das empresas, ajudando-as a se tornarem mais eficientes, competitivas e adaptáveis às mudanças do mercado. Seus principais benefícios são:

• Redução de custos: a automação reduz a necessidade de mão de obra em tarefas repetitivas, diminuindo os custos operacionais. Outro ponto é que ela minimiza a ocorrência de erros humanos.

• Maior produtividade: com esses sistemas, os processos são executados com maior rapidez e consistência, permitindo que as empresas entreguem resultados em menos tempo e com mais precisão.

• Eficiência operacional: a automação elimina gargalos e permite que processos ocorram de forma ininterrupta, 24/7, o que melhora a eficiência e reduz atrasos.

• Melhora da qualidade: Processos automatizados seguem padrões rigorosos e consistentes, o que resulta em maior qualidade dos resultados e menor chance de erros.

• Maior capacidade de escalabilidade: essa forma de trabalho facilita a escalabilidade dos processos sem a necessidade de aumentar significativamente os recursos humanos. Isso é especialmente útil para empresas que estão em fase de crescimento.

• Foco em inovação e estratégia: com tarefas rotineiras automatizadas, os colaboradores têm mais tempo para se dedicar à inovação, criatividade e atividades que realmente agregam valor ao negócio.

Exemplos de automação de processos

Veja a seguir alguns exemplos práticos da automação em empresas dos mais variados setores no Brasil e mundo:

• Magazine Luiza: conhecida por seu foco em inovação tecnológica, a Magazine Luiza utiliza a automação para otimizar sua operação logística e atendimento ao cliente. Com a automação de estoque e envio, a empresa consegue processar pedidos de maneira mais eficiente e garantir uma melhor experiência de compra para os clientes.

• Bradesco: o banco brasileiro utiliza automação de processos robóticos (RPA) para realizar tarefas bancárias rotineiras, como processamento de empréstimos, validação de documentos e verificação de dados. Isso resulta em uma operação bancária mais ágil e com menor chance de erros.

• Embraer: a fabricante de aeronaves usa automação em suas linhas de montagem para reduzir o tempo de produção e melhorar a precisão dos componentes. Sistemas robóticos e de inteligência artificial ajudam na montagem de peças complexas, elevando a eficiência e qualidade dos processos produtivos.

• Coca-Cola: a empresa de bebidas automatizou vários processos em sua cadeia de produção e distribuição, utilizando sistemas de monitoramento automatizados para controle de qualidade e gestão de estoque em tempo real. 

• Tesla: na indústria automotiva, a Tesla é um exemplo claro de automação avançada. A montadora utiliza robôs de ponta em suas linhas de produção para montagem de carros elétricos.

Quais processos automatizar?

Já parou para pensar que a automação pode não ser a melhor opção para todos os processos da sua empresa? 

Por isso que é fundamental levar em conta alguns pontos antes de escolher quais ações cotidianas da sua empresa passarão por essa transformação:

1. Frequência: processos que são realizados com alta frequência são bons candidatos para automação, pois têm maior impacto na produtividade geral.

2. Repetitividade: se um processo envolve as mesmas etapas repetidas várias vezes, ele é ideal para automação.

3. Baseado em regras: processos que seguem regras claras e padronizadas, sem muita variação, podem ser facilmente automatizados.

4. Tempo gasto: tarefas que consomem muito tempo da equipe, mas não exigem habilidades complexas ou intelectuais, são boas candidatas para automação.

O ecossistema de Inteligência Artificial da D4Sign pode te ajudar! 

A maior plataforma de assinatura eletrônica e digital do Brasil possui um ecossistema de Inteligência Artificial robusto que permite a automação de diversos processos, desde a análise de centenas de páginas de contratos por minuto, como a realização de gráficos personalizados a um clique.

Conheça a seguir o nosso ecossistema que conta atualmente com três ferramentas:

• Analyzer: poderosa ferramenta que utiliza IA para resumir documentos e contratos de maneira rápida e precisa. É fundamental para empresas que precisam lidar com grandes volumes de contratos, pois permite o fácil entendimento de pontos fundamentais dos documentos.

• Chat: se mesmo após a leitura do resumo gerado pelo Analyzer você tiver dúvidas, pode recorrer ao Chat para sanar qualquer questão restante.

• D4Sign.AI Big Data: extraia grandes bancos de dados obtidos a partir dos seus contratos enviados pela D4Sign. Possui 40 filtros predefinidos que possibilitam análises aprofundadas. Além disso, a solução permite a criação de mais 3 parâmetros totalmente personalizados para atender às suas necessidades de análise.

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