D4Sign CLM: conheça nossos recursos para gestão de contratos

Redigir contratos, revisar, enviar, esperar retorno dos envolvidos, bem como da assinatura de todos os signatários, conferir novamente, arquivar e mantê-los atualizados. Imagine todas essas e mais outras tarefas sendo repetidas centenas de vezes, sem uma ferramenta para ajudar. Por isso que o D4Sign CLM nasceu.

Manter tantos documentos atualizados, em ordem e em conformidade com a lei é um desafio ainda maior quando é feito manualmente e sem um padrão, pois eles podem ser extraviados, perderem validade e muito mais.

Não é raro ver empresas dos mais variados tamanhos tendo gastos extras com auditorias para este segmento e tendo que pagar multas por atrasos, vencimentos de cláusulas e demais problemas envolvidos na gestão de contratos deficiente.

Por isso que o D4Sign CLM nasceu, uma ferramenta que todos os clientes da D4SIgn têm acesso, independentemente do plano contratado. Entenda mais sobre ela e a sua importância nesse texto. Boa leitura.

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos pode ser entendida como um conjunto de práticas para garantir o cumprimento de obrigações, controlar riscos e otimizar resultados de contratos.

Ela envolve desde a negociação até o encerramento do documento, auxiliando em todas as etapas que envolvem esse tipo de arquivo.

Essa atividade envolve também o acompanhamento do que foi contratado, bem como a garantia de que as cláusulas estão sendo cumpridas de acordo com o que foi estabelecido.

A gestão de contratos é fundamental por uma série de motivos, sendo eles:

• Garantir que ambas as partes tenham o resultado esperado;
• Manter a organização dentro da lei e longe de multas e atrasos;
• Melhoria da experiência de assinatura para os clientes;
• Evitar qualquer tipo de armadilha administrativa;
• Garantir a segurança para todos os envolvidos;
• Tornar processos até então burocráticos em mais fluidos e simples.

Benefícios da gestão de contratos

Como você deve estar pensando, uma boa gestão de contratos traz uma série de vantagens para os contratantes e contratados, confira a seguir.

Redução de custos

Quando falamos em uma boa gestão de contratos, principalmente pelo D4Sign CLM, também envolvemos a saúde financeira da empresa. Isso porque erros são mais raros e consequentemente a refação de tarefas também.

Além disso, por ser uma ferramenta 100% online, você pode criar documentos digitalmente, assinar eletronicamente, bem como armazená-lo dentro da própria plataforma da D4Sign, economizando papel, espaço físico, gastos com logística e cartório.

Eficácia e agilidade operacional

Ter todas as informações, documentos e ferramentas que você precisa para gerir seus contratos em um mesmo lugar torna o processo mais ágil e fácil de ser administrado. Com isso, além de ter maior controle sobre os documentos, você pode resolver qualquer questão com muito mais rapidez e assertividade.

Melhor controle de prazos e obrigações

Com o D4Sign CLM você consegue ter uma maior visibilidade de prazos, cláusulas, obrigações e demais pontos que forem necessários para a sua realidade.

Sem surpresas ou multas inesperadas, você consegue entender exatamente o que precisa ser feito e o prazo para isso.

Maior controle de erros e reclamações

Se você tem em mãos uma gestão eficiente de contratos, a maior satisfação dos clientes é automática e perceptível a cada dia. Isso porque os erros se tornarão cada dia mais raros e o tempo de resposta bem menor. 

Com menos erros e um atendimento ainda melhor, seus clientes ficarão mais satisfeitos também. Só benefícios!

Maiores desafios na gestão de contratos

Se com uma ferramenta de gestão do ciclo de vida dos contratos como o D4Sign CLM você obtém todos esses benefícios, sem ela a gestão torna-se desafiante e passível de erros operacionais.

Dentre os principais problemas encontrados em uma gestão manual e sem um sistema integrado de gestão estão:

• Visão limitada dos processos: quando falamos em centenas de contratos diferentes e com cláusulas variadas, é comum não ter um controle sobre todos, gerando uma visão pequena em relação ao todo.

• Armazenamento inseguro: principalmente quando é feito de forma física, pode gerar avarias, perdas e ilegilibilidade com o passar do tempo. Já na forma digital, sem um sistema de gestão pode ser difícil de encontrar e manter.

• Alto custo: seja por causa das multas, refações e perda de clientes, como também em armazenamento físico ou em servidores, que por sua vez também precisam de manutenção e cuidados frequentes.

D4Sign CLM: a ferramenta completa que a sua empresa precisa

Agora que você já sabe mais sobre a importância, benefícios e a necessidade da sua empresa em contar com uma plataforma de gestão de contratos, é hora de conhecer o D4Sign CLM e entender porque pode ser a melhor opção para a sua marca.

Power Form

O Power Form é uma das soluções da D4Sign que permite que o signatário preencha determinados requisitos do documento, como seu nome, CNPJ e razão social, por exemplo.

De forma rápida, você pode escolher quais campos personalizados necessitam de preenchimento. Uma vez preenchidos, o signatário recebe o contrato completo para assinar, já com as informações que ele preencheu nos devidos lugares.

Perceba que o Power Form é intuitivo para ambas as partes: tanto para quem criará o documento a ser enviado, como para quem deverá preencher as informações solicitadas.

Novo Power Form

O que já era uma ferramenta bastante usada pelos nossos clientes, agora está ainda melhor. Criamos o Novo Power Form, que agora permite inúmeros preenchedores em um mesmo documento e que reduz o número de  etapas para a criação de contratos.

Outro ponto que merece atenção é que independentemente da quantidade de preenchedores, o contrato só pode ser assinado após ter sido preenchido completamente, para que todos tenham acesso aos dados informados e só assinem em caso de concordância.

Por fim, nossa equipe de desenvolvimento pensou até nos mínimos detalhes, que envolvem a forma de compartilhamento dos documentos a serem preenchidos. Agora, é possível criar um link de compartilhamento permanente, de forma que todos que precisam assinar terão ainda mais rapidez para acessar.

Templates HTML e Word

Já pensou toda vez que você precisar criar um documento, ter que começar do zero, mesmo que ele seja semelhante a outro já feito anteriormente? Para isso, dentro do D4Sign CLM existe a possibilidade de criar templates de contratos em Word e em HTML.

Com ele, você cria padrões a partir de campos personalizados direto na nossa plataforma. Assim, sempre que você precisar enviar este documento, não precisará criá-lo do zero, basta preencher os campos de acordo com os dados de cada signatário e enviar para assinatura.

Banco de Minutas

Essa solução agiliza o acordo entre as partes envolvidas, pois permite que façam comentários, alterações e acompanhem o histórico da negociação.

Os envolvidos podem realizar mudanças diretamente na ferramenta e enviá-las para aprovação ou rejeição. Além disso, uma vez que se chega a um acordo, basta usar a última versão do arquivo e enviá-lo para assinatura! 

Banco de Cláusulas e Fluxos de Automação

O banco de cláusulas e fluxos de automação é mais outra solução para quem cria vários documentos diariamente, e precisa de agilidade para isso.

Essa é uma funcionalidade que permite criar cláusulas e salvá-las com nome e categoria, para então utilizá-las na criação de documentos. 

Além disso, você pode criar fluxos de montagem de documentos, selecionar condicionais e criar um processo quase que instantaneamente para gerar documentos a partir das informações previamente cadastradas.

Assim, na hora que você for enviar um documento, basta selecionar as cláusulas previamente criadas e seguir.

Gestão de Contratos

Como o nome indica, essa solução do CLM da D4Sign é ideal para que você tenha controle sobre os contratos armazenados na plataforma. Com ela, você pode ativar a função de receber um aviso 7 dias antes do encerramento do documento, bem como preencher dados como o lucro obtido com aquela negociação e assim sucessivamente.

De forma intuitiva e simples, é possível analisar cada contrato ou o montante, tendo uma visão mais clara de todas as datas e demais informações, como se foram assinados ou se possuem alguma pendência.

Viu como contar com o D4SIgn CLM para te auxiliar na gestão do ciclo de vida dos contratos é fundamental para a saúde da sua empresa?

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