Conheça os benefícios de utilizar uma plataforma de assinatura digital!

Muitas pessoas não sabem que precisam de uma plataforma de assinatura digital até conhecer uma. Ela torna diversas tarefas do cotidiano muito mais simples, automatizadas e sustentáveis.

Provavelmente você já se deparou com a perda de algum documento antigo, avarias ou até mesmo uma longa espera pela assinatura que faltava em um contrato importante.

Esses são apenas alguns dos empecilhos que a assinatura manuscrita pode trazer, e isso que nem falamos sobre o gasto de papel, a lentidão para fechar negócios e o desafio de gerir tanta papelada.

Por esses e outros motivos, as plataformas de assinatura digital estão em alta, simplificando o processo de assinar e gerir documentos.

Entenda mais sobre essa poderosa ferramenta e de que forma ela pode agregar no seu cotidiano e de seus clientes.

O que é assinatura eletrônica e digital?

Depois de entender um pouco mais sobre os ônus escondidos na assinatura manuscrita, é preciso compreender como mudar essa realidade, afinal, a sua empresa não pode continuar perdendo tanto.

A solução mais adotada para suprir as necessidades de inovação, segurança e economia de recursos humanos, naturais, financeiros e de tempo é a adoção da assinatura eletrônica e digital.

De forma 100% online, elas possibilitam assinar documentos de onde estiver e de qualquer dispositivo que tenha acesso a internet, desde um smartphone até o seu notebook, por exemplo.

No entanto, uma das maiores vantagens dessas soluções é a validade jurídica delas, ou seja, possuem o mesmo peso do que uma assinatura manuscrita, seja onde for, como cartórios, bancos, imobiliárias e demais instituições.

Outro ponto importante quando falamos em assinatura eletrônica e digital é a segurança envolvida em todas as suas etapas, desde o cadastro na plataforma, passando pela comprovação de identidade e assinatura, até o armazenamento dos documentos assinados ou cancelados.

Histórico e tendências da assinatura eletrônica e digital

Apesar de uma parcela da população ainda não conhecer esse método de autenticação de documentos, eles já são utilizados há décadas, principalmente após a sanção da MP 2200-2, no ano 2000, que trouxe maiores regulamentações para este setor e instituiu o ICP-Brasil como órgão regulador.

Hoje em dia, principalmente por causa da transformação digital adotada pelas empresas ao redor do país, o uso das assinaturas online aumentou de forma significativa.

Inclusive, só no primeiro trimestre de 2023 percebemos o aumento de 48% de assinaturas realizadas em nossa plataforma em comparação a 2022. 

E esse dado não é isolado. A Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD) informou a emissão de 874.714 certificados digitais só em março de 2023.

Como funciona essa plataforma?

As plataformas de assinatura digital funcionam de forma intuitiva. Basta escolher o plano que melhor atende suas necessidades, depois faça seu cadastro e comece a usar.

Para enviar seus documentos para serem assinados digitalmente é necessário criar um cofre, depois nomeá-lo e então fazer o upload dos arquivos. Depois, escolha os métodos de autenticação desejados e coloque o endereço de e-mail do signatário.

Agora, ele poderá assinar de qualquer lugar que estiver, no dispositivo que preferir: desde celular, tablet até computador.

Informação importante: apesar do nome sugerir que essas plataformas apenas intermediam o envio e a assinatura de documentos digitais, na verdade, elas são muito mais completas.

A D4Sign, por exemplo, possui ferramentas de gestão de vida de contratos, Inteligência Artificial e soluções para facilitar a criação de contratos e a assinatura de signatários ilimitados.

Não podemos deixar de citar que o foco principal de uma plataforma de assinatura digital é tornar o processo mais seguro. Para isso, A D4Sign protege os documentos com criptografia hash que garante a integridade e inviolabilidade dos documentos, além de utilizar o sistema AWS de computação em nuvem para armazená-los.

Além disso, é preciso garantir que o signatário é realmente quem diz ser, com várias opções de autenticação. Inclusive, a D4Sign é a única com 15 pontos, tornando a detecção de identidade muito mais simples.

Porque usar uma plataforma de assinatura digital

Como você deve ter pensado, contar com uma plataforma de assinatura digital traz uma série de benefícios. Entre os principais podemos citar:

• Economia de tempo e dinheiro: economize até 97% do tempo ao adotar a assinatura eletrônica e digital e 80% de recursos que antes eram gastos na assinatura manual, como papel, tinta e armazenamento físico.

• Segurança: as plataformas contam com vários pontos de autenticação, garantindo segurança para todas as partes envolvidas. 

• Redução de burocracia: com um clique a assinatura pode ser feita, de onde o signatário estiver e de qualquer dispositivo com acesso a internet.

• Sustentabilidade: reduza a emissão de CO2 e o uso de papel, tinta e demais recursos. 

• Aumento de produtividade: sua equipe terá muito mais tempo livre para questões mais importantes, deixando a gestão de documentos e assinaturas para a plataforma.

Como encontrar a melhor plataforma de assinatura digital?

Atente-se a estes pontos para escolher a plataforma de assinatura digital mais adequada para a sua empresa. 

• Personalização: sua empresa é única e o seu pacote de assinatura também precisa ser. Buscar plataformas que criam planos personalizados ou que possuem várias opções de pacote é necessário.

• Avaliações positivas: analise canais como as redes sociais, Google Meu Negócio e Reclame Aqui. Atente-se as avaliações presentes.

• Suporte: atendimento de qualidade é fundamental, ainda mais para quem ainda está se familiarizando com a plataforma. A D4Sign, por exemplo, presta suporte para todas as contas e caso a sua marca precise de mais atenção, pode contratar o suporte premium.

• Usuários ilimitados: independentemente da sua quantidade mensal de envios, é muito importante ter liberdade para convidar quantos usuários precisar para acessar seus cofres e trabalhar com você. Aqui, você pode convidar a sua equipe toda e controlar o nível de acesso de cada um.

• Pontos de autenticação: quanto mais facilidade e segurança para garantir a identidade do seu signatário, melhor. Selfie, documentos, e-mail, login, PIX e demais pontos são fundamentais. 

• Ferramentas de gestão de documentos: a sua marca precisa também de uma gestão inteligente e automatizada dos documentos e contratos. Por isso, leve em conta as demais soluções que a plataforma oferece. Inclusive, temos uma ferramenta completa para isso, o D4Sign CLM.

• Inteligência artificial: contar com o conhecimento incalculável da inteligência artificial é fundamental para ter ajuda na hora de assinar e entender documentos. Nós temos a D4Sign.Ai que tira dúvidas dos signatários e pode resumir os pontos mais importantes de documentos.

• Custo-benefício: planos em dólar ou pacotes que são bem maiores do que a sua necessidade não são tão adequados, né? Por isso busque pela plataforma que tem o melhor custo-benefício. A D4Sign é a única que libera todas as funcionalidades em qualquer plano contratado, além de permitir usuários ilimitados para trabalharem nos documentos com você.

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