Documentos digitais: tipos que você provavelmente não conhece

Com a digitalização dos processos e a crescente adoção de soluções tecnológicas, os documentos digitais se tornaram parte essencial do dia a dia. 

Além de economizar tempo, eles aumentam a segurança e a praticidade, eliminando a necessidade de lidar com montanhas de papel. 

Alguns tipos de documentos digitais podem ser mais conhecidos, como contratos de trabalho, mas há outros que você talvez não use no formato digital.

É comum ver pessoas que não conheciam a gestão online de documentos, e passam a explorar o potencial de ferramentas de assinatura digital e eletrônica.

Conheça nesse post alguns documentos que podem ser criados e assinados de forma 100% online e que provavelmente você não sabia. Boa leitura.

Contrato de comodato

O contrato de comodato é aquele em que uma das partes cede gratuitamente um bem para a outra parte usar por um determinado período, com a devolução ao final do contrato. 

Além disso esse tipo de acordo é bastante comum, por exemplo, em situações de empréstimos de equipamentos ou até imóveis.

E quando digitalizado, o contrato de comodato traz ainda mais agilidade ao processo de formalização e segurança, uma vez que permite o uso de assinaturas eletrônicas que garantem a autenticidade do documento e a rastreabilidade de todas as suas etapas.

Termo de confidencialidade (NDA)

O termo de confidencialidade, também conhecido como NDA (Non-Disclosure Agreement), é um documento legal que impede as partes envolvidas de divulgar informações confidenciais compartilhadas durante uma parceria comercial ou projeto. 

É utilizado em empresas para proteger segredos comerciais, projetos em desenvolvimento ou negociações.

Com a versão digital deste termo, as partes podem assinar rapidamente, independentemente de estarem em locais diferentes.

Por último a rastreabilidade oferecida pelos sistemas de assinatura digital ajuda a manter o controle sobre quem acessou e assinou o documento.

Contrato de compra e venda de imóvel

O contrato de compra e venda de imóvel é um documento essencial em transações imobiliárias, formalizando o acordo entre comprador e vendedor sobre a transferência de propriedade.

A criação 100% digital desse tipo de contrato permite a realização de negociações mais rápidas e eficientes, eliminando a burocracia de lidar com papelada extensa. 

Outro ponto é que ao utilizar assinaturas digitais, o contrato de compra e venda de imóvel tem sua validade jurídica garantida e é protegido contra fraudes.

Procuração eletrônica

A procuração eletrônica é um documento em que uma pessoa (outorgante) concede a outra (outorgado) poderes para agir em seu nome em determinadas situações. 

Esse tipo de documento é essencial em várias situações jurídicas e comerciais, como a representação em processos, a assinatura de documentos e a tomada de decisões em nome do outorgante.

A versão digital da procuração é quando o documento é elaborado e assinado eletronicamente, agilizando a formalização e reduzindo a necessidade de deslocamentos e assinaturas físicas. 

Além disso, uma procuração digital traz segurança adicional ao utilizar mecanismos de autenticação robustos, como certificados digitais.

Recursos Humanos (RH)

No setor de RH, a transformação digital também está mudando a maneira como as empresas gerenciam e administram seus processos. Com a migração de documentos para o formato digital, os departamentos de RH conseguem economizar tempo e garantir maior segurança nas informações. 

Alguns dos documentos mais utilizados no RH também podem ser facilmente criados e geridos no ambiente digital, trazendo inúmeros benefícios para a equipe e para os colaboradores. 

Aqui estão alguns exemplos de documentos digitais que podem revolucionar o RH.

Ficha de admissão

A ficha de admissão é um documento essencial no momento de contratação de um novo colaborador, reunindo informações pessoais, profissionais e bancárias. 

A tramitação 100% online desta ficha facilita a coleta de dados e acelera o processo de formalização da contratação, permitindo que os novos colaboradores preencham e assinem digitalmente seus dados, sem precisar de burocracias presenciais.

Esse documento digital pode ser armazenado de maneira segura e acessada rapidamente em caso de auditorias ou atualizações, economizando espaço e simplificando a gestão de documentos.

Contrato de trabalho

O contrato de trabalho é o documento que formaliza o vínculo entre empresa e colaborador, estabelecendo direitos e deveres de ambas as partes, então, seja CLT ou PJ, assim como um modelo diferente, como o temporário, todos podem ser assinados e tramitados no ambiente digital.

A criação online desse contrato possibilita que a assinatura ocorra de forma remota, com segurança e validade jurídica garantida, com o uso de assinaturas eletrônicas e digitais.

Com a tramitação digital, o processo de contratação se torna mais ágil, sem a necessidade de imprimir várias vias, e é possível armazenar e compartilhar esses contratos de forma segura e controlada.

Ficha de solicitação de vale-transporte

A ficha de solicitação de vale-transporte permite que o colaborador informe seus dados de deslocamento e solicite o benefício. Quando é criada em ambiente digital, essa ficha é preenchida e enviada eletronicamente, eliminando o uso de papel e facilitando o processo de administração desse benefício.

Com o formato digital, a empresa pode gerenciar todas as solicitações de forma centralizada, reduzindo erros e atrasos, e garantindo a rastreabilidade de todos os pedidos realizados pelos colaboradores.

Ficha de solicitação de plano de saúde

Outro documento comum no setor de RH é a ficha de solicitação de plano de saúde, que também pode ser facilmente criada e assinada online. 

O RH solicita as informações do colaborador e dependentes e ele pode assinar o contrato eletronicamente, sem demora.

Demissão

O processo de demissão também envolve a geração e assinatura de vários documentos, como aviso prévio, rescisão contratual e recibos de pagamento. 

A criação online desses documentos torna o processo de desligamento mais ágil e organizado, facilitando o cumprimento dos prazos legais.

A assinatura eletrônica é para formalizar todos esses documentos, mantendo a validade jurídica e garantindo a segurança das transações.

Termo de uso de equipamento 

O termo de uso de equipamento é quando a empresa entrega ao colaborador equipamentos como notebooks, smartphones e outros, responsabilizando-o pelo cuidado e uso adequado. 

Quando feito 100% online, esse termo é assinado remotamente e armazenado de forma segura.

Com esse processo em formato digital, o RH consegue manter registros claros e acessíveis sobre a entrega e devolução de equipamentos, facilitando o gerenciamento do patrimônio da empresa.

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