O que é CLM – gestão do ciclo de vida dos contratos?

Provavelmente você já deve ter percebido que fazer a gestão de contratos pode ser desafiante, ainda mais quando existe uma grande quantidade deles. E também é possível que ao buscar soluções, você tenha se deparado com a sigla CLM. Mas você sabe o que ela significa?

Esse termo, que pode até parecer mais uma burocracia dentro desse universo, na verdade é uma forma de simplificar diversos passos da gestão de documentos, que envolvem desde a pré-contratação até o encerramento de contratos, por exemplo.

Isso evita  perda de tempo e destinação improdutiva dos recursos humanos para uma tarefa repetitiva e que pode facilmente ser feita por uma ferramenta tecnológica.

Acredite, até mesmo empresas com uma grande equipe destinada a lidar com o gerenciamento de contratos dificilmente consegue prestar uma gestão excelente sem uma ferramenta de CLM.

Preparado para conhecer tudo sobre CLM e entender de uma vez por todas porque ele é tão importante para a sua empresa? Boa leitura.

O que é CLM?

O CLM é uma sigla que vem do inglês “Contract Lifecycle Management”, traduzido em português para “Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos”.

Ou seja, como a sua nomenclatura sugere, é o tipo de gestão que envolve desde as etapas anteriores da criação de um contrato até as fases finais, como a renovação ou cancelamento dele.

É importante lembrar que o processo de CLM acontece por meio de uma ferramenta tecnológica, ou seja, a partir de sistemas e soluções de ponta que auxiliam nessa gestão.

As empresas que adotam esse caminho para gerir seus contratos, darão um grande passo para a sua transformação digital, melhorando seus índices de produtividade, diminuindo erros cotidianos e até mesmo otimizando a gestão do tempo dos colaboradores.

Na prática, o CLM é um processo de gerenciamento que permite reduzir a complexidade e aumentar a eficiência da operação de todas as empresas em relação aos pontos envolvidos na gestão de contratos.

Com ele, a sua empresa consegue criar contratos de forma automatizada ou a partir de templates inteligentes, lembretes para vencimentos, criação e controle de minutas e centralização dos documentos da empresa em um só lugar!

Por que usar um CLM?

A gestão manual de contratos possui muitos obstáculos. Em primeiro lugar, está a baixa visibilidade de elementos fundamentais como os prazos, etapas do ciclo do contrato e validade.

Depois, está o constante retrabalho. Revisitar contratos, analisar um por um, organizá-los e manter uma rotina repetitiva e morosa sem fim. Por esses e outros motivos é que os sistemas de CLM estão cada dia mais presentes nas mais variadas organizações.

Ao falar em benefícios, existe uma gama deles para te auxiliar desde as tarefas mais simples até as mais complexas. Entre os principais podemos citar:

• Capacidade de fechar negócios mais rápido;
• Economia de tempo e aumento da produtividade;
• Redução de riscos;
• Garantia de conformidade com a lei;
• Centralização de informações;
• Maior visibilidade de datas, prazos e do contexto geral do contrato;
• Padronização do processo de gestão de documentos.

Outro ponto muito importante é que sistemas de automação como este podem economizar em até 82% o tempo destinado a gestão.

Quais as suas etapas?

Agora que você já sabe o que é CLM, precisa entender mais como ele funciona. Seja qual for o contrato, ele possui algumas etapas e todas elas podem e devem ser geridas por um sistema de CLM. Conheça cada uma delas e o que elas englobam.

Pré-contratação

Partindo do pressuposto de que um contrato é o documento que formaliza as exigências entre duas ou mais partes envolvidas nas mais variadas atividades, a pré-contratação é uma parte igualmente importante às demais.

É aqui que a gestão do ciclo de vida do contrato começa, onde o objetivo do documento a ser desenvolvido será criado. Neste momento, os prazos, valores, partes envolvidas e documentos serão definidos.

Na etapa de pré-contratação é possível obter uma minuta, ou seja, um esboço de como será o documento final.

Contratação

Nesta etapa, o documento prévio desenvolvido anteriormente será analisado, principalmente em relação às cláusulas contratuais.

Dentro deste documento é possível encontrar informações e detalhes da contratação e o seu fechamento, bem como a verificação dos documentos solicitados.

Caso ambas as partes estejam de acordo com a sua criação, o contrato então é validado.

Aqui, o CLM auxilia na centralização de todas as revisões e versões de minuta em um só lugar, facilitando a comunicação, minimizando ruídos e consequentemente agilizando a negociação e a elaboração do contrato final.

Pré-execução

A pré-execução é  o momento em que são feitos os procedimentos técnicos e administrativos para que a execução do contrato ocorra.

É aqui que ocorrem ajustes (caso necessário), o pagamento e a assinatura eletrônica do contrato, fazendo com que ele comece a valer.

Execução

É na execução que o que foi contratado precisa ser colocado em prática, ou seja, as obrigações de cada parte devem ser cumpridas.

No entanto, essa fase não envolve apenas essa atividade. É preciso analisar se o cronograma está sendo seguido, bem como se o trabalho contratado, por exemplo, está sendo feito da maneira correta e previamente acordada.

Encerramento

Na etapa final do ciclo de vida de um contrato está o seu encerramento. Esse último momento envolve principalmente a verificação dos resultados finais entregues, bem como a emissão dos comprovantes de pagamento e o checklist dos prazos.

É no encerramento do contrato que haverá a decisão sobre a sua renovação ou não.

Você já conhece o CLM da D4Sign?

Além de sermos a maior plataforma de assinatura eletrônica e digital do Brasil, também temos outras funcionalidades para tornar a sua gestão de contratos e documentos ainda mais sólida.

Dentre nossas features, está nosso sistema de CLM, que conta com diversas soluções. Conheça cada uma e entenda como elas podem auxiliar no seu cotidiano.

Banco de Cláusulas

Essa é uma funcionalidade que tem como objetivo facilitar a criação de contratos com textos de cláusulas pré-definidas para automatizar os processos de criação de documentos. 

Assim, na hora que você for enviar um documento, basta selecionar as cláusulas previamente criadas e então enviar para os signatários assinarem. Aproveite para saber mais sobre o banco de cláusulas aqui.

Banco de Minutas

Essa funcionalidade facilita e agiliza o acordo entre as partes envolvidas. O banco de minutas auxilia a negociação e, assim, é possível fazer comentários, alterações e acompanhar o histórico dessa negociação.

As partes envolvidas podem realizar as mudanças diretamente na ferramenta e enviá-las, para que haja ou não a aceitação das alterações.

Além disso, uma vez que se chega a um acordo, é só pegar a última versão do arquivo e mandar para assinatura! Você não precisará pegar um arquivo externo e fazer o upload novamente, dentre outros processos.

Para saber mais, assista o vídeo que fizemos com o passo a passo a seguir:

Templates HTML

Essa solução permite a criação de documentos padrões com campos personalizados direto na nossa plataforma. Assim, sempre que você precisar enviar este documento, não precisará criá-lo do zero, basta preencher os campos de acordo com os dados de cada signatário e enviar para assinatura.

É muito importante ter essa feature em mãos para agilizar o envio de diversos contratos em um mesmo dia.

Templates Word

Essa é uma das ferramentas mais usadas pelos nossos clientes, justamente pela rapidez e facilidade que ela traz para a criação de contratos.

A solução permite que você faça o upload de um arquivo Word para ser usado como um modelo de documento, preservando a formatação original dele.

Durante a elaboração deste contrato padrão, tokens são inseridos para a criação de campos variáveis na nossa plataforma, permitindo que ele seja usado como um template.

Na hora de enviar o documento para assinatura, o remetente seleciona o template Word, preenche os campos variáveis com os dados e então envia para assinatura. Ou seja, ganha agilidade porque não precisa elaborar um documento completo, apenas inserir as variáveis.

Fique ainda mais por dentro desta solução e veja o vídeo a seguir:

Power Form

Essa é uma funcionalidade que facilita e muito o CLM da sua organização. Com ele você pode fazer os envios dos documentos que foram previamente criados com o Word ou outros editores de texto, com campos personalizados para serem preenchidos pelo signatário, além da assinatura eletrônica propriamente dita.

Para usar essa feature é necessário sinalizar aquilo que precisa ser inserido pelo signatário. Assim, não é necessário, por exemplo, possuir os dados dele em mãos para que o documento fique completo, deixando para ele mesmo preencher o número de CNPJ, endereço ou informações que você precisaria solicitar.

Essa solução que já era bastante elogiada por nossos clientes, passou por melhorias e agora se chama Novo Power Form, com a inovação de permitir a inserção de inúmeros preenchedores, que terão acesso apenas à área que você delimitar.

Outro ponto bastante importante é que só depois de ser preenchido completamente é que o documento seguirá para assinatura das pelas partes envolvidas.

Gestão de Contratos

Por último, não podemos esquecer deste recurso! Com ele é possível organizar seus documentos a partir das informações que você preferir, como data de início e fim da vigência, quantidade de parcelas, o valor a ser recebido ou a pagar, entre outras possibilidades. 

Essa ferramenta de CLM permite automatizar os seus fluxos de trabalho, consolidando as principais informações, além de facilitar o compartilhamento com quem você desejar, na hora que quiser.

Dentro da nossa plataforma você também pode contratar uma outra feature bastante usada que é a busca avançada, permitindo que você encontre seus documentos sem dificuldades.

Ao ativá-la, você poderá experimentar por 30 dias, gratuitamente. Após o período de teste, é só entrar em contato com o nosso time comercial para solicitar a contratação do serviço.

Use essas e demais ferramentas com o teste grátis!

A melhor forma de conhecer os benefícios do CLM da D4Sign é por meio do teste grátis. 

Com 30 dias de assinatura gratuita você poderá enviar até 5 documentos para assinatura e gerir os seus contratos. Além disso, tornará tarefas anteriormente morosas, como a criação de documentos do zero, mais fácil e ágil.

Comece seu teste grátis e entenda porque nossos clientes não ficam sem as nossas soluções!