O que é paperless e por que é tão importante?

A tendência de acabar com o uso do papel ou diminuí-lo drasticamente dentro das empresas tem nome: paperless.

Não é de hoje que práticas sustentáveis são buscadas com o objetivo de tornar o mundo um lugar melhor para as próximas gerações. 

Inclusive, essa é uma necessidade urgente, visto que só em 2022, segundo o Relatório Anual de Desmatamento (RAD 2022), 21 árvores foram desmatadas por segundo na Amazônia para o uso em diversos setores da indústria, entre eles a de papel e celulose.

Inclusive, outro dado alarmante sobre o desmatamento, é que ele está longe de ser controlado no Brasil. Segundo o RAD 2023, a área desmatada em 2023 foi de 454,3 mil hectares.

Justamente com o intuito de controlar esse problema, dentre outros relacionados ao uso do papel, uma série de atividades podem ser realizadas. Entre elas estão a coleta seletiva de resíduos, economia de água e luz e, claro, de papel.

Não podemos esquecer que o uso de papel também é responsável por outros problemas, como o alto custo de compra, o espaço de armazenamento e os riscos de perdas, extravios e fraudes em documentos físicos.

Por estes e outros motivos, surgiu o termo paperless. Pronto para entender mais sobre este assunto? Boa leitura.

O que é paperless?

Paperless é um termo que se refere à prática de reduzir ou eliminar o uso de papel em processos e operações, substituindo-o por outras alternativas.

Isso pode incluir o uso e a criação de documentos online, assinaturas eletrônicas e digitais, armazenamento em nuvem, comunicação online e até mesmo a realização de processos até então presenciais em digitais, como, emissão de receitas médicas e contratos variados.

Como você deve imaginar, a importância de adotar uma cultura digital na sua empresa, reduzindo ou acabando com o uso de papel é imensa e carregada de vantagens.

Benefícios de reduzir o uso de papel na empresa

Veja a seguir os principais benefícios de adotar estratégias paperless na  gestão da sua empresa:

• Redução de custos: a eliminação de papel pode resultar em uma economia considerável em termos de custos operacionais. Isso inclui a redução de gastos com compra de papel, impressão, armazenamento físico e até mesmo transporte de documentos;

• Eficiência operacional elevada: processos digitais são mais rápidos e eficientes. Documentos podem ser criados, assinados e compartilhados eletronicamente em questão de minutos, eliminando o tempo perdido com impressão, entrega e arquivamento físico;

• Mais segurança: documentos digitais possuem diversas camadas de segurança capazes de evitar alterações, fraudes e acesso de pessoas não autorizadas. No caso de contratos e documentos assinados, é essencial que o processo de assinatura seja feito por uma plataforma séria, com tecnologias capazes de garantir a identidade do signatário e a integridade do documento, tanto durante o processo, como em seu armazenamento.

• Sustentabilidade: menos papel significa menos resíduos e CO2, menor quantidade de água gasta e menor demanda por recursos naturais, alinhando a empresa a práticas mais sustentáveis. Por fim, não podemos esquecer a diminuição do desmatamento e da devastação de florestas.

• Gestão facilitada: sistemas digitais como o CLM da D4Sign permitem uma organização mais eficiente dos documentos, com ferramentas de busca, categorização e armazenamento que facilitam a recuperação e o gerenciamento de informações importantes.

Como ser uma empresa paperless?

É fato que uma organização que tinha o papel como principal material para suas operações e emissão de documentos não vai conseguir se transformar em paperless de um dia para o outro.

A ideia é justamente trazer a sustentabilidade e a adoção de processos digitais de forma gradativa, evitando erros e até mesmo o baixo engajamento das equipes no processo.

Pensando nisso, trouxemos algumas ideias para começar a ser menos dependente do papel no cotidiano:

Digitalize documentos: comece digitalizando todos os documentos físicos essenciais. Use scanners de alta qualidade para criar cópias digitais e armazená-las na nuvem, de preferência. Entenda mais sobre isso em um post sobre digitalização.

Comece a criar documentos digitais: para evitar ainda mais documentos empilhados fisicamente, opte por já desenvolver seus documentos digitalmente e, claro, assiná-los dessa forma também, com a D4Sign.

Pagamentos eletrônicos: implemente sistemas de faturamento eletrônico e pagamentos digitais, o que elimina a necessidade de imprimir faturas e recibos.

Faça reuniões online: utilize plataformas de videoconferência e colaboração online para reuniões e trabalhos em equipe, reduzindo a necessidade de anotações e materiais impressos.

Conscientização da equipe: ofereça treinamentos para os colaboradores sobre a importância de se tornar uma empresa sem papel e como utilizar as ferramentas digitais disponíveis.

Cultura da empresa: prefira sempre métodos digitais para trabalhar, fazer anotações, dentre outras atividades diversas, como parte da cultura da sua empresa.

D4Sign ECO: o braço de sustentabilidade da D4Sign

Em 2015 a D4Sign nasceu justamente da necessidade de transformar empresas até então totalmente dependentes do papel em paperless. E claro que aqui dentro a nossa operação trabalha para reduzir o uso do papel de todas as formas.

No escritório, por exemplo, temos secadores de mãos nos banheiros, realizamos todos os processos online, incluindo admissões, feedbacks, emissão e assinatura de documentos de forma eletrônica. Impressão em papel por aqui é exceção!

Mas só isso não bastava, por isso, criamos o D4Sign ECO, nosso pilar sustentável dentro da empresa que não só atua para conscientizar os colaboradores, mas fazer a diferença na sociedade e no mercado em que atuamos.

O D4Sign ECO tem parceria com ONGs como a Gerando Falcões, Instituto IPÊ e a Lacre do Bem, cedendo o uso da plataforma, assim, elas reduzem o uso de papel, o que contribui com a iniciativa paperless. 

Além disso, temos diversos pontos de coleta de lacres de latinhas no escritório, bem como separamos roupas e calçados para doação.

Outro ponto importante da nossa frente de sustentabilidade é o Selo de Empresa Sustentável, que está disponível para todos os nossos clientes que já enviaram algum documento para assinatura. 

Ele traz dados automáticos a cada envio de documento sobre o quanto de recursos naturais uma empresa economizou, incentivando a continuidade com o meio digital de trabalhar.

Já pensou em ser uma empresa paperless e ter o seu Selo de Empresa Sustentável? Aproveite para conhecer melhor o D4Sign ECO.