Parte do lucro da sua empresa é gasto em papel?

Se o consumo de papel ainda não parece um vilão para as contas da sua empresa, é importante rever isso. Além do seu custo elevado, ele também está atrelado a danos ambientais, sociais e econômicos.

Pode parecer estranho para algumas pessoas, principalmente para as mais tradicionais e que ainda usam o papel para o trabalho, documentos, assinatura e até mesmo arquivos fiscais, mas a verdade é que a cada dia que passa, as empresas e a população em geral estão adotando meios digitais para essas e muitas outras atividades.

Isso se explica principalmente pela facilidade de acesso a internet e aos smartphones cada dia mais completos e intuitivos, a existência de aplicativos que suprem a necessidade de diversas atividades manuais e presenciais, como no caso de criação de contas no banco, assinatura de documentos e negociações.

Pronto para entender porque o consumo de papel é caro e sinônimo de passado? Continue por aqui.

Consumo de papel: o problema vai além do preço

Quando o assunto é o uso e consumo de papel, principalmente em grandes companhias, os desafios não acabam apenas no viés financeiro.

Outros problemas e até mesmo burocracias atreladas a este material são comuns, mas nem sempre enxergadas tão claramente. Entenda a seguir.

Danos ambientais

Os danos ambientais  lideram a lista dos problemas atrelados ao uso do papel. Em primeiro lugar, o desmatamento propriamente dito já é um dos maiores desafios ambientais atualmente em todo o mundo.

Depois, estão os seus efeitos colaterais, como o uso desenfreado de energia elétrica, combustível e água. Para se ter uma noção, para produzir uma única folha A4, 10 litros de água são gastos.

Além disso, está a emissão de gases nocivos para a atmosfera. Inclusive, o desmatamento é a maior fonte de emissão de  CO2, responsável por 11% de toda a emissão do gás do planeta.

Danos econômicos

Não é novidade que o consumo de papel é caro. Além disso, o uso dele também está atrelado a outros custos, como por exemplo:

• Tinta: cartuchos e mais cartuchos de tinta para a impressora. No final do mês a conta pode ser mais alta do que o esperado.

• Cópias: seja colorido ou apenas branco em preto, o custo é alto quando falamos em centenas de páginas por dia.

• Transporte: principalmente quando falamos em assinatura de documentos, o transporte por motoboys e office boys, por exemplo, é parte significativa do gasto.

• Armazenamento: o alto volume de espaço destinado ao armazenamento de papéis por si só é um desafio e ele torna-se ainda maior quando há a necessidade de alugar ou comprar espaços para arquivar papéis.

• Descarte: documentos confidenciais precisam ser descartados com segurança, o que demanda a sua destruição antes, que geralmente precisa ser realizada por maquinários específicos.

Quanto sua empresa gasta com consumo de papel?

Agora que você já sabe que o custo atrelado ao consumo de papel vai além do financeiro, é hora de visualizar em números o que esse produto pode custar para o financeiro da sua marca.

Em primeiro lugar, de acordo com estudo da Gartner, 3% do faturamento de uma empresa é destinado à compra de papel. Outro dado alarmante que acompanha esse número é que em um ano, cada colaborador irá usar em média 10 mil folhas de papel.

Por fim, esse mesmo estudo trouxe que 50% do desperdício de uma empresa está relacionado ao papel. Já parou para pensar o quanto você iria economizar ao excluir o papel da sua marca?

Dicas para reduzir o consumo de papel

Mesmo nas situações mais desafiadoras, é possível ser mais sustentável, além de economizar espaço físico, recursos financeiros e claro, tempo. Veja a seguir alguns caminhos para reduzir ou até mesmo eliminar o uso do papel dentro da sua organização.

Imprima frente e verso

Para quem quer começar a diminuir o consumo do papel e não sabe como, um grande passo é o de imprimir documentos usando a frente e o verso das páginas.

Ainda não é a solução mais indicada para quem quer sair do papel, mas é uma forma de reduzir em até 50% o uso de páginas diariamente.

Reuse

Sabe aquelas anotações velhas? Podem ser usadas de outras formas, como por exemplo para embalar objetos frágeis em uma mudança. Já documentos e demais papéis podem ser reciclados.

Aqui, a criatividade precisa reinar e você identificar novos usos para o papel. Páginas antigas que foram usadas apenas em um dos lados podem ser recortadas e virarem rascunhos.

Adote a assinatura eletrônica e digital

Essa provavelmente é a dica mais importante para reduzir ou extirpar o consumo de papel dentro da sua empresa. Imagine criar documentos, contratos, atas de reunião e demais papeladas totalmente online e assiná-las no ambiente digital? Pois, é.

A assinatura eletrônica e digital tem a mesma validade jurídica das assinaturas manuais e permite que documentos sejam criados, armazenados, assinados e enviados digitalmente.

Os ganhos são incomparáveis ao método tradicional de criação e assinatura de documentos. Esqueça o armazenamento físico, custos com a compra, impressão e transporte de papéis, bem como problemas como a ação do tempo e o espaço que essa papelada ocupa dentro da sua organização.

Incentive as anotações digitais

Em vez de levar papéis, cadernos ou post-its para as reuniões e alinhamentos com a equipe, por que não levar o notebook ou até mesmo o celular?

As anotações serão as mesmas, com o benefício de não serem perdidas. Ah, e claro, sem uso de uma única folha de papel durante esse período todo. Já pensou no quanto de economia a sua empresa teria ao final de cada mês?

Pronto para diminuir ou até mesmo acabar com o consumo de papel dentro da sua empresa? Siga essas dicas e sinta a diferença a cada dia!

Por falar nisso, a D4Sign disponibiliza o Selo de Empresa Sustentável para seus clientes verem em tempo real o quanto estão reduzindo danos à natureza ao adotar a assinatura eletrônica e digital. Entenda mais.