O que é e como fazer uma procuração eletrônica

A transformação digital tem facilitado cada vez mais a rotina de empresas variadas, e no universo jurídico não é diferente. Um destes avanços é a procuração eletrônica, uma solução prática, segura e eficiente para representações variadas.

Neste texto, vamos explicar o que é a procuração eletrônica, como ela funciona, quais são os seus principais benefícios, onde assina-la com segurança e como garantir sua validade jurídica. 

Se você busca simplificar o processo  das suas transações digitais, continue lendo e entenda por que adotar essa tecnologia.

Antes de tudo: o que é procuração?

A procuração é um documento que permite a uma pessoa, o mandante, delegar poderes a outra, o procurador, para que esta atue em seu nome em determinadas situações. 

Ela é amplamente utilizada em diversas áreas, como a administração de bens, resolução de questões financeiras, processos judiciais e outras demandas onde a representação é necessária.

Existem diferentes tipos de procuração, que variam conforme o propósito e o grau de autonomia concedido ao procurador. Entre as principais, destacam-se:

• Procuração pública: feita em cartório, tem maior segurança jurídica e é exigida para atos que envolvem bens imóveis ou de alto valor.

• Procuração particular: elaborada entre as partes, com menos formalidades, utilizada em situações mais simples.

Tradicionalmente, a elaboração de uma procuração exigia a ida ao cartório para reconhecimento de firma ou uma escritura pública, o que era responsável por um grande gasto de tempo e deslocamento, principalmente para advogados que atuam especificamente neste segmento.

No entanto, os tempos mudaram e agora existe a procuração eletrônica: criada e tramitada 100% no ambiente digital.

Para que ela serve?

Definir um procurador significa delegar a outra pessoa plenos poderes para agir e tomar decisões em nome do titular. Esse ato é formalizado por meio de uma procuração, documento essencial em situações que exigem representação legal. 

A procuração é particularmente útil quando o titular não pode estar presente para assinar documentos ou realizar determinadas ações, como abrir um requerimento ou conduzir negociações.

Por exemplo, pessoas que viajam ao exterior por longos períodos costumam emitir procurações para garantir que assuntos urgentes, como transações bancárias ou emergências, possam ser resolvidos em sua ausência. 

No âmbito empresarial, o documento também desempenha um papel estratégico, permitindo que processos que dependem da assinatura ou decisão dos sócios continuem sem interrupção, mesmo na ausência desses responsáveis.

Além disso, a procuração é uma ferramenta valiosa para delegar poderes a colaboradores, advogados ou contadores, que podem ser nomeados como representantes legais da empresa. 

Entenda a procuração eletrônica

Com a digitalização de processos e a ampliação do uso de ferramentas tecnológicas, a procuração eletrônica surgiu como uma alternativa ágil e eficiente para substituir o formato tradicional. 

Trata-se de um documento elaborado, assinado e validado em ambiente digital, com a mesma segurança e validade jurídica da procuração física.

Esse tipo de documento é válido em diversas situações, como:

• Representação em processos judiciais;

• Assinatura de contratos;

• Administração de bens;

• Realização de transações financeiras.

Ela tem a mesma validade jurídica da procuração física?

A procuração eletrônica possui validade jurídica assegurada pela legislação brasileira, conferindo a mesma segurança e confiabilidade de uma procuração tradicional. 

Essa validade é amparada pela Medida Provisória 2.200-2/2001, que regulamenta o uso de assinaturas digitais no país e garante a autenticidade, a integridade e a validade legal de documentos assinados eletronicamente, desde que sejam utilizados certificados digitais emitidos por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Além disso, existe também a  Lei nº 14.063 de setembro de 2020 que aborda a validade jurídica e legalidade da assinatura eletrônica, tornando essa forma de autenticar documentos igualmente válida juridicamente.

Além disso, o uso da assinatura eletrônica em documentos como a procuração eletrônica é reconhecido pelo Poder Judiciário e pelas principais instituições públicas e privadas do país. 

Portanto, ao optar por esse formato, você alia praticidade e economia a uma solução que respeita todos os requisitos legais.

Benefícios da procuração eletrônica

• Praticidade: elimina a necessidade de deslocamento e agiliza o processo, permitindo a assinatura de documentos a qualquer hora e lugar, apenas com um dispositivo conectado à internet.

• Validade jurídica: tem a mesma validade e poderes de documentos físicos, que antes precisavam ser assinados de forma manual.

• Segurança: a assinatura eletrônica é protegida por tecnologias de criptografia, garantindo a autenticidade do documento.

• Economia: reduz custos com transporte, reconhecimento de firma, papel e impressão.

• Sustentabilidade: contribui para a redução do uso de recursos naturais e fontes não-renováveis.

Requisitos para emitir 

Para emitir uma procuração eletrônica, é necessário atender aos seguintes requisitos:

• Possuir um documento digital com os poderes claramente descritos.

• Utilizar uma assinatura eletrônica ou digital com validade jurídica, feita em plataforma segura, como a D4Sign.

• Garantir que as partes envolvidas tenham acesso a ferramentas que permitam a leitura e validação do documento.

Passo a passo para fazer procuração eletrônica

Existem duas principais formas de criar uma procuração eletrônica. Confira o passo a passo de cada uma.

Por meio da Receita Federal

A Receita Federal permite a elaboração de uma procuração eletrônica para acessar sistemas do órgão. Veja como:

1. Acesse o site da Receita Federal.

2. Entre na área de “Procurações Eletrônicas” usando seu certificado digital.

3. Preencha os dados do procurador e especifique os poderes concedidos.

4. Finalize o processo assinando digitalmente.

Com a D4Sign

Outra opção é criar a procuração em uma plataforma especializada. No caso da D4Sign, onde advogados conseguem economizar até 97% do tempo em comparação a assinatura manual:

1. Elabore o documento com as informações necessárias.

2. Acesse a plataforma da D4Sign.

3. Faça o upload do documento e selecione os signatáriosenvolvidos.

4. Assine eletronicamente e envie para a outra parte também assinar.

5. Após assinado por todas as partes, uma cópia criptografada será enviada a todos os envolvidos, assim como o Certificado de Assinatura. O documento ficará armazenado com segurança por tempo ilimitado, desde que o usuário tenha uma conta ativa.

Agora que você sabe tudo sobre a procuração eletrônica, aproveite para se aprofundar nesse tema e entenda se assinatura eletrônica tem validade jurídica.