Segurança de documentos: por que evitar assinatura em papel?

Seja qual for o setor de atuação da sua empresa, a preocupação com a segurança de documentos deve existir, principalmente quando negociações confidenciais e demais informações protegidas são tramitadas diariamente.

Para alguns empresários, essa questão só é lembrada quando algum documento sofre algum vazamento ou acesso ilegal, colocando em risco a reputação, o financeiro e demais setores da organização.

Engana-se quem pensa que seus documentos não precisam de uma gestão focada também na segurança, principalmente na era atual, onde o “sequestro” de dados e demais crimes cibernéticos são uma ameaça cada vez maior.

Para entender ainda mais a gravidade deste cenário, em 2023, 83% das empresas atacadas por hackers tiveram que pagar resgate para recuperar dados e documentos, gerando um prejuízo de R$ 6,2 milhões.

Pensando em te ajudar a entender melhor a importância da gestão da segurança de documentos, bem como evitar práticas inseguras, como a assinatura e gestão física de documentos, desenvolvemos esse conteúdo. Continue por aqui e saiba mais.

O que é segurança de documentos?

A segurança de documentos refere-se ao conjunto de práticas, processos e tecnologias usados para proteger documentos contra acessos não autorizados, alterações, perda de dados e outras ameaças que possam comprometer a integridade das informações. 

O conceito abrange tanto documentos físicos quanto digitais, sendo essencial para a proteção de informações sensíveis e a conformidade com normas regulatórias.

Elementos que fazem parte da segurança de documentos

Veja a seguir os elementos que são levados em conta quando o assunto é a segurança de documentos:

• Confidencialidade: garante que as informações contidas nos documentos sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas. Isso é crucial em ambientes corporativos, onde dados como contratos, registros financeiros e informações de clientes precisam ser protegidos de vazamentos.

• Integridade: refere-se à garantia de que os documentos não sejam alterados de forma indevida ou maliciosa. Ferramentas como assinaturas digitais e registros de auditoria são utilizadas para assegurar que o conteúdo permanece intacto desde sua criação até o uso final.

Para manter a integridade dos documentos digitais, o código hash é bastante utilizado, já que é entendido como uma “impressão digital” do documento, assegurando que seu conteúdo não seja alterado de forma indevida após a assinatura.

• Autenticidade: a autenticidade de um documento assegura que ele é genuíno e foi criado ou autorizado por uma pessoa ou entidade específica. A autenticação pode ser feita por meio de assinaturas digitais e eletrônicas.

• Disponibilidade: envolve garantir que os documentos estejam acessíveis para aqueles que possuem autorização quando necessário. Isso implica a utilização de backups regulares, armazenamento em nuvem e outros mecanismos que evitem a perda de dados.

• Legalidade: a segurança de documentos também é orientada por exigências legais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que regula a forma como dados pessoais devem ser tratados e armazenados.

Por que a assinatura em papel afeta a segurança?

Documentos físicos assinados manualmente podem afetar a segurança da sua empresa de diversas maneiras devido às limitações e vulnerabilidades inerentes ao seu formato. 

Desde o armazenamento, até mesmo o acesso são pontos que tornam essa forma de criar e assinar documentos menos segura perante aos documentos 100% digitais e assinados no ambiente online também.

Dentre as principais falhas de segurança desse tipo de documentos, podemos citar:

1. Desgaste natural: com o tempo, os papéis se deterioram, ficando amarelados e frágeis, o que pode levar à perda de informações valiosas.

2. Roubo ou extravio: documentos físicos são vulneráveis a roubos, furtos e perdas. Um documento importante que é extraviado pode resultar em graves problemas para a empresa, como a exposição de informações confidenciais.

3. Falta de controle digital: em comparação com documentos digitais, é muito mais difícil monitorar quem acessa um documento físico. Eles podem ser vistos, copiados ou levados sem deixar rastros, o que compromete a confidencialidade.

4. Armazenamento limitado: mesmo em espaços físicos grandes, como cofres ou galpões, o armazenamento é limitado, ou seja, chegará em algum momento em seu limite. Já no ambiente digital isso não existe, principalmente na D4Sign, que conta com armazenamento ilimitado em nuvem.

5. Facilidade de falsificação: documentos físicos são mais suscetíveis a falsificações e alterações. Um contrato, por exemplo, pode ser adulterado manualmente sem deixar traços digitais, dificultando a detecção de fraudes. Além disso, cópias ilegais e assinaturas adulteradas são comuns.

6. Perda irreversível: sem cópias digitais, a perda de um documento físico pode ser definitiva, especialmente se ele contiver informações únicas e insubstituíveis.

Por que trocar a assinatura manuscrita pela digital e eletrônica?

De fato, a assinatura manuscrita está historicamente presente em diversos países e negociações, como a escritura de uma casa, contratos de trabalho, compras diversas e até mesmo no casamento.

No entanto, o que pode parecer mais simples e fácil, na verdade traz burocracia, falhas de segurança e desafios na gestão e armazenamento de documentos.

A assinatura eletrônica e digital traz três principais vantagens para a sua empresa, sendo elas:

• Autenticidade: com a assinatura eletrônica, é possível garantir que a identidade do signatário seja verificada de forma segura. Na D4Sign, por exemplo, são 15 pontos de autenticação! Isso assegura que a pessoa que assinou o documento é de fato quem diz ser.

• Rastreabilidade: essa forma de assinar proporciona um controle total sobre todo o processo de assinatura, registrando cada etapa, desde a criação do documento até a confirmação de cada assinatura. Esse histórico detalhado inclui informações como data, hora, localização e IP de quem assinou, oferecendo uma trilha de auditoria completa.

• Validade jurídica: por último, as assinaturas eletrônicas e digitais possuem reconhecimento legal no Brasil e em diversos países, garantindo que os documentos assinados dessa forma tenham a mesma validade que documentos físicos assinados à mão. 

A utilização de certificações digitais e a conformidade com regulamentações como a Medida Provisória 2.200-2/2001 asseguram a validade desses documentos.

Conte com a D4Sign!

Essas vantagens mostram que a assinatura eletrônica e digital pode ser um grande diferencial para a sua empresa, simplificando processos e aumentando a segurança na gestão de documentos. 

Além de garantir autenticidade, rastreabilidade e validade jurídica, ela proporciona mais agilidade e economia ao eliminar a necessidade de papéis e processos físicos.

Por que não testar na prática essas e muitas outras vantagens, bem como demais recursos de assinatura? 

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