Como escolher um serviço de assinatura digital confiável e seguro para contratos?

Buscar uma assinatura digital confiável para contratos exige atenção redobrada aos detalhes que garantem a segurança do seu negócio. 

O mercado oferece diversas ferramentas que priorizam a agilidade, mas a gestão de contratos ganha ainda mais valor quando unimos essa rapidez a camadas robustas de proteção. 

Escolher uma plataforma de assinatura digital confiável para contratos significa garantir que a praticidade do processo esteja sempre acompanhada de um respaldo jurídico sólido e em conformidade com as normas vigentes..

Você precisa de garantias de que aquele documento possui validade legal e proteção contra qualquer tentativa de fraude ou contestação futura.

A facilidade de uso deve caminhar junto com a segurança técnica que sustenta a validade de um acordo. 

A tecnologia atua como uma camada de proteção que preserva a integridade das relações comerciais da sua companhia.

Neste guia, estruturamos os critérios fundamentais para avaliar um serviço de assinatura com olhos de auditor. 

O objetivo é fornecer um checklist claro para que sua decisão de compra traga tranquilidade para todos os departamentos.

Quais normas garantem uma assinatura digital confiável para contratos?

O fornecedor deve cumprir as normas nacionais vigentes para garantir que uma assinatura digital seja confiável para contratos e tenha pleno valor legal. 

O cenário jurídico brasileiro evoluiu para oferecer segurança tanto em transações públicas quanto privadas, pautado principalmente pelos seguintes marcos:

• MP 2.200-2/2001: Foi o marco inicial que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Além de viabilizar a emissão dos certificados digitais, seu artigo 10 reconhece a validade de outros meios de comprovação de autoria e integridade, desde que as partes os aceitem como válidos.
• Lei 14.063/2020: Conhecida como a Lei da Assinatura Eletrônica, ela reforçou a segurança e ampliou o uso em órgãos públicos.
• Lei 14.620/2023: Trouxe avanços significativos ao reconhecer a eficácia executiva de documentos assinados eletronicamente, mesmo sem certificado ICP-Brasil. Além disso, dispensa a assinatura de testemunhas quando a integridade for conferida pelo provedor de assinaturas.
• Decreto 10.543/2020: Regulamenta o uso das diferentes modalidades de assinaturas no âmbito da administração pública federal.
• Lei 11.419/2006 e Código de Processo Civil (Art. 441): Ambas as normas garantem que documentos produzidos de forma eletrônica têm valor de prova em ações judiciais. Para atender aos requisitos, a plataforma de assinatura deve oferecer protocolos de segurança, validação e registro. 
• LGPD (Lei 13.709/2018): a Lei Geral de Proteção de Dados é fundamental, pois regulamenta como a plataforma deve coletar, armazenar e tratar os dados pessoais e sensíveis utilizados nos processos, promovendo a privacidade e o sigilo das informações.

Neste vídeo, explicamos como a legislação brasileira protege suas transações e garante a validade dos seus documentos digitais:

Para uma compreensão detalhada sobre como cada uma dessas normas se aplica ao seu modelo de negócio, recomendamos a leitura do nosso guia completo: A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Por que o amparo legal é fundamental para as empresas?

Ter clareza sobre essas leis permite que o departamento jurídico valide as evidências colhidas pela plataforma com segurança. 

Uma assinatura digital confiável para contratos precisa registrar o histórico completo: o momento da criação, visualização, assinatura e arquivamento. 

Esse rastreio detalhado assegura que o documento tenha validade nos tribunais e não sofra questionamentos sobre sua autenticidade.

No entanto, o sistema escolhido deve oferecer protocolos que garantam a integridade do arquivo. 

Quando a tecnologia respeita esses pilares jurídicos, sua empresa ganha agilidade sem abrir mão da segurança necessária para formalizar acordos.

O uso dessas ferramentas demonstra que o negócio acompanha a evolução tecnológica e as tendências de mercado. 

Ao centralizar as operações em um ambiente que segue decretos e leis federais, a governança corporativa se fortalece. 

Assim, a transição para o digital ocorre de forma fluida, protegendo o patrimônio e os contratos da companhia de ponta a ponta.

Como a certificação ISO 27001 protege os seus documentos?

A segurança da informação determina se uma plataforma oferece uma assinatura digital confiável para contratos. 

Na D4Sign, operamos sob a certificação ISO 27001, o padrão internacional que define os requisitos para um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI). 

Ter esse selo significa que passamos por auditorias independentes constantes para garantir a proteção, o sigilo e a disponibilidade de todos os dados que trafegam em nosso sistema.

A ISO 27001 funciona como um conjunto de controles rígidos que gerenciam riscos para a segurança da informação. 

Para o cliente, isso se traduz em processos validados para evitar acessos indevidos ou vazamentos de informações sensíveis. 

Ao armazenar contratos conosco, a norma garante que aplicamos políticas de segurança tanto na tecnologia quanto nos processos operacionais que gerenciam a infraestrutura.

No vídeo abaixo, detalhamos como essa certificação global atesta o rigor dos nossos processos e reforça a conformidade do seu negócio:

Para aprofundar o seu conhecimento sobre os controles específicos e os pilares desta norma, recomendamos também a leitura do nosso conteúdo detalhado sobre o tema: ISO 27001: a certificação que valida a sua confiança na D4Sign

Pontos de autenticação que asseguram a identidade dos signatários

O sistema deve oferecer diversos meios para identificar os envolvidos para garantir a segurança da assinatura eletrônica e digital para contratos.

Coletar evidências sobre quem assina o documento reduz riscos e dificulta tentativas de contestar a autoria do acordo. 

A autenticação digital permite que você adapte o nível de segurança conforme a importância de cada negociação.

Imagine um contrato de alto valor que exija uma confirmação visual. A plataforma permite solicitar recursos como a Selfie ou a Vídeo-Selfie em tempo real. 

Essas evidências vinculam a imagem da pessoa aos dados informados, o que gera uma prova técnica superior.

A flexibilidade de escolher diferentes métodos permite equilibrar a experiência de quem assina com o rigor necessário para a operação. 

Na D4Sign, disponibilizamos uma ampla variedade de recursos para assegurar a autenticidade de cada assinatura:

• Certificado Digital
• SMS
• WhatsApp
• Pix
• D4Sign Score
• Selfie
• Vídeo-Selfie
• Documento oficial
• Anexo do documento oficial
• Endereço de IP (Internet Protocol)
• Geolocalização
• Código de acesso
• Login e senha
• E-mail

Cada tipo de contrato exige um nível de cuidado diferente. Para ajudar você a definir qual método utilizar em cada situação, recomendamos a leitura do nosso guia prático: Pontos de autenticação na assinatura eletrônica: qual escolher para cada tipo de contrato?

Trust ID: A camada extra de validação para operações sensíveis

Para elevar a segurança de uma assinatura digital confiável para contratos, especialmente em operações de alta complexidade ou internacionais, a D4Sign desenvolveu o Trust ID. 

Esta funcionalidade atua como uma camada extra de validação de identidade, integrando inteligência artificial ao fluxo de assinatura para assegurar que o signatário seja exatamente quem diz ser.

O Trust ID é uma tecnologia que reforça a segurança jurídica em cenários onde a conferência da identidade é indispensável. 

Ele funciona de forma integrada aos métodos de autenticação “documento com foto” ou “documento com foto e selfie”. 

No momento da assinatura, a nossa inteligência artificial cruza os dados declarados pelo remetente com as informações extraídas do documento enviado pelo signatário.

A solução foi projetada para atender aos rigorosos padrões de conformidade internacional e às demandas de setores altamente regulados. 

Todo o resultado dessa validação é registrado criptograficamente no hash do documento, o que fortalece a integridade e a rastreabilidade da operação.

Assista ao vídeo para entender como nossa tecnologia protege suas operações mais críticas:

Para compreender todos os detalhes técnicos sobre como essa camada de segurança protege sua empresa, recomendamos a leitura do artigo: Trust ID: mais uma camada de segurança para validação de identidade com IA

Como o código hash e a criptografia protegem o documento?

Para assegurar a validade jurídica de um acordo, a tecnologia aplicada deve garantir que o conteúdo assinado permaneça inalterado. 

Dois conceitos fundamentais sustentam essa segurança: a criptografia e o código hash.

Confidencialidade por meio da criptografia

A criptografia protege os dados ao converter informações legíveis em um formato codificado, compreensível apenas para o emissor e o receptor autorizados. 

Para que o processo funcione, algoritmos matemáticos e chaves criptográficas transformam o texto simples em um texto cifrado.

Existem três modalidades principais aplicadas no mercado:

• Criptografia simétrica: Utiliza uma única chave para codificar e descodificar a mensagem, sendo aplicada geralmente na proteção de dados em repouso, como em bancos de dados.
• Criptografia assimétrica: Utiliza duas chaves distintas com funções específicas: uma privada para codificar o documento na assinatura e uma pública para descodificar. Apenas o dono pode usar a chave privada para assinar e a chave pública pode ser usada por qualquer pessoa para validar a assinatura.
• Hashing: Diferente das anteriores, esta tecnologia não é reversível. Seu foco é permitir a conferência da integridade ao comparar o código gerado originalmente com o código atual do arquivo.

Recomendamos a leitura do nosso artigo detalhado sobre o funcionamento técnico dessas camadas: O que é criptografia e como ela funciona na prática?

Integridade garantida pelo código hash

O hash é um processo unilateral que converte dados de qualquer tamanho em um código de comprimento fixo, chamado de digest. 

O objetivo principal dessa tecnologia é assegurar a inviolabilidade do arquivo. 

Na prática, quando você carrega um documento na plataforma da D4Sign, o sistema gera um código hash único para aquele conteúdo específico.

Qualquer alteração mínima no arquivo resultará em um código completamente diferente. 

Se ao final do processo houver qualquer divergência entre os códigos, a assinatura perde a validade, pois o requisito de integridade não foi cumprido. 

Na D4Sign, utilizamos os padrões de hash 256 e 512, que você pode conferir no rodapé do documento e no Certificado de Assinatura emitido após a conclusão das assinaturas.

A compreensão desse recurso é fundamental para gestores que buscam segurança jurídica total. Recomendamos a leitura do nosso artigo detalhado: A importância do código hash na assinatura eletrônica

O que uma trilha de auditoria completa deve apresentar?

A trilha de auditoria é o registro de todo o histórico de um contrato dentro da plataforma. 

Esse relatório deve listar cada interação ocorrida, desde o upload do arquivo até a conclusão da última assinatura. 

Sem esse detalhamento, as evidências colhidas podem ser insuficientes em uma eventual conferência jurídica ou auditoria de compliance.

Um relatório robusto apresenta o endereço IP dos envolvidos, a data e hora exata da operação e a geolocalização (quando habilitada).

Essas informações permitem rastrear a origem de cada ação e confirmar a participação efetiva dos envolvidos no processo. 

A rastreabilidade total oferece uma precisão que supera os métodos tradicionais de controle documental. 

É possível identificar exatamente quem visualizou o documento, o horário da interação e por qual dispositivo a ação foi executada. 

Todos esses dados são fundamentais para construir uma base técnica sólida caso algum termo do contrato precise ser validado por peritos ou autoridades.

É essencial que a plataforma permita o acesso rápido a essa trilha junto com o arquivo assinado. 

A disponibilidade imediata das provas digitais facilita o trabalho do departamento jurídico e traz agilidade para as fiscalizações. 

A clareza dos dados registrados na trilha reflete a transparência da ferramenta e a segurança dos processos internos da sua organização.

O registro detalhado de informações é o que torna o processo de conferência muito mais simples e seguro para a empresa. Recomendamos a leitura do conteúdo: Auditoria de documentos: como a digitalização simplifica o seu processo?

Infraestrutura AWS: tecnologia global protegendo os seus dados

Para que a sua empresa conte com uma assinatura digital confiável para contratos, o local onde as informações são processadas e armazenadas é um fator determinante. 

Na D4Sign, utilizamos a infraestrutura da AWS (Amazon Web Services), a plataforma de computação em nuvem mais segura do mundo, para sustentar toda a nossa arquitetura de software e garantir a proteção dos seus dados.

Nossa parceria com a Amazon Web Services nos auxilia diariamente a manter seus dados protegidos e a realizar melhorias constantes em nossos produtos. 

Quais benefícios essa infraestrutura traz para a sua operação?

Ao optar por uma plataforma que utiliza servidores de classe mundial, você garante vantagens diretas para o fluxo de trabalho da sua companhia. 

O armazenamento dos seus documentos é ilimitado e a plataforma mantém o desempenho constante, sem lentidão, mesmo em processos que envolvem volumes elevados de assinaturas simultâneas.

A segurança oferecida por essa infraestrutura permite uma operação em um ambiente monitorado, o que possibilita identificar qualquer erro ou ameaça com antecedência. 

Esse controle proativo evita acessos indevidos e garante que a integridade dos seus arquivos seja preservada antes mesmo que qualquer incidente ocorra.

Além disso, a flexibilidade da nuvem nos permite escalar serviços e lançar novas funcionalidades com agilidade, permitindo que sua empresa sempre tenha acesso ao que há de mais moderno em tecnologia de formalização digital.

A integração entre o software de assinatura e uma infraestrutura de nuvem referência de mercado é o que traz tranquilidade para o seu compliance. 

Para saber mais sobre como essa união protege o seu negócio, confira o artigo: D4Sign e AWS: mais segurança para os seus documentos

Reputação e suporte estratégico no mercado brasileiro

Ao escolher uma assinatura digital confiável para contratos, é fundamental olhar além das funcionalidades técnicas e avaliar a solidez da empresa fornecedora. 

A D4Sign consolidou sua posição no mercado brasileiro ao aliar tecnologia de ponta a um atendimento que entende as necessidades reais das empresas.

A excelência da nossa operação é validada por quem utiliza a plataforma diariamente. 

Fomos premiados como campeões no Prêmio Reclame Aqui 2024, resultado direto de uma estratégia voltada para a resolução de problemas e suporte humanizado. 

Além disso, a consistência da nossa ferramenta nos manteve como destaque no B2B Stack por três anos consecutivos (2022, 2023 e 2024), reafirmando que somos a escolha preferencial na maior vitrine de softwares da América Latina.

A liderança em atendimento é o que sustenta a confiança entre a nossa plataforma e os nossos clientes. Conheça os detalhes dessa conquista: D4Sign e o Prêmio Reclame Aqui: a excelência no atendimento como prioridade

A experiência de quem confia na D4Sign

Trabalhamos ao lado de grandes players, adaptando nossa tecnologia a operações de alta complexidade. 

Você pode conferir os detalhes desses projetos em nosso blog:

• Case Cyrela: assinatura eletrônica e digital na construção civil com mais agilidade e segurança
• AACD e D4Sign: Como a instituição reduziu 75% dos custos anuais com a assinatura digital

Para ilustrar como essas parcerias acontecem na prática, assista ao depoimento de Fernanda Hoelz, das Lojas Marisa, sobre como a nossa solução transformou os processos da companhia:

Essa confiança de grandes marcas é sustentada por um suporte local e especializado, que garante total alinhamento com as normas brasileiras. 

Ter um parceiro premiado e com cases de sucesso consolidados é a segurança de que sua gestão de contratos está em boas mãos, com suporte estratégico para integrações e conformidade contínua.

Prepare seu checklist de auditoria antes de contratar

Ao analisar uma plataforma  para assinatura digital e eletrônica, é fundamental verificar se ela entrega as garantias necessárias para a proteção jurídica e operacional do seu negócio. 

Consolidamos abaixo os pilares essenciais para auditar as soluções disponíveis no mercado:

[ ] Amparo legal completo: A ferramenta segue rigorosamente a legislação vigente, como a MP 2.200-2, a Lei 14.063 e a Lei 14.620?

[ ] Segurança de padrão global: Possui certificação ISO 27001 e armazenamento em infraestruturas de referência, como a AWS, com monitoramento de ameaças em tempo real?

[ ] Múltiplos pontos de autenticação: A plataforma disponibiliza recursos avançados, como Certificado Digital, Pix, Selfie e Vídeo-Selfie, para vincular a identidade ao documento?

[ ] Validação com IA: Oferece recursos de inteligência artificial, como o Trust ID, para cruzar dados declarados com documentos oficiais?

[ ] Integridade técnica: O sistema utiliza Código Hash e fornece uma Trilha de Auditoria detalhada de cada interação?

[ ] Suporte e reputação: O atendimento é local, em português, e a empresa possui reconhecimento público de excelência e autoridade no setor?

Se a ferramenta avaliada não preencher todos esses requisitos, a segurança jurídica do seu negócio pode estar vulnerável. 

Uma solução de assinatura digital de alto nível deve oferecer um ecossistema completo para garantir total tranquilidade em cada transação.

Milhares de empresas já utilizam essas tecnologias aqui na D4Sign para proteger seus contratos e otimizar processos. 

Quer ver na prática como esses recursos funcionam na sua rotina? Faça um teste grátis e conheça todas as nossas funcionalidades!